VS: [Lly] yhdistyksen arkistosta

[Sami Timonen]

terve Lapin listalaiset täältä Oulusta,

osa listalla käydystä yhdistyksenne toiminnan kehittämiskeskustelusta on koskenut
havaintoarkistoanne ja sen ylläpitoa. Tulevaisuutta varten huomauttaisin BirdLife
Suomen tämän ja ensi vuoden päähankkeesta, eli valtakunnallisen www-pohjaisen
havaintojärjestelmän kehittämisestä. Alla on BirdLifen tiedotusta asiasta

terv Sami Timonen
(entinen BirdLifen hallituksen jäsen ja nyk. BirdLifen suojelutoimikunnan jäsen)

-----------------------------
From:   BirdLife Suomi <toimisto@birdlife.fi>
Date:   Wed Sep 14 15:05:18 EEST 2005
To:     Birdlifeaktiivit <birdlife-aktiivit@birdlife.fi>
Subject: [BIRDLIFE] BirdLife jäsentiedote 3/2005

Jäsentiedote 3/2005
14.09.2005

Tiedote jaetaan paperipostissa kaikkien jäsenyhdistysten puheenjohtajille ja
sähköpostitse BirdLifen aktiivit-listalle.


Havaintojärjestelmä - tilannekatsaus

Valtakunnallisen havaintojärjestelmän kehittäminen on edennyt
toteutusvaiheeseen ja jäsenyhdistyksissäkin on nyt aika alkaa valmistautua
uuden järjestelmän käyttöönottoon. Havaintojärjestelmän teko on BirdLife
Suomen suurin ja tärkein hanke pitkään aikaan ja sitä on valmisteltu
huolella. Havaintotoimikunnassa, joka järjestelmän suunnittelusta on
vastannut, on ollut mukana havaintojenkeruuta tuntevia edustajia seitsemästä
jäsenyhdistyksestä. Lisäksi jäsenyhdistyksiltä on kysytty viime syksynä
kantaa muutamiin periaatteellisiin asioihin. Uskomme, että tuleva
järjestelmä vastaa kaikkiin tärkeimpiin toiveisiin, joita
havaintojenkeruulle jäsenyhdistyksissä on asetettu.

Kerromme tässä tiedotteessa havaintojärjestelmän tekijöistä, aikataulusta ja
taloudesta sekä esittelemme joitakin uuden järjestelmän oleellisimpia
ominaisuuksia ja kerromme myös kuinka jäsenyhdistyksissä voidaan
valmistautua uuden järjestelmän tuloon.


Tekijät Turusta

Havaintojärjestelmää toteuttaa Sampo Kuntun ohjaama kolmen hengen ryhmä
Turusta. Sampo Kunttu on koulutukseltaan tietoliikennetekniikan maisteri ja
on aiemmin suunnitellut ja toteuttanut Turun Lintutieteellisen Yhdistyksen
havaintojärjestelmän. Sampo on myös toiminut TLY:n aluevastaavana 14 vuotta
ja puheenjohtajana kolme vuotta. Ryhmän muut jäsenet Mikko Lindfors ja Timo
Koski ovat Turun yliopiston informaatioteknologian laitoksen opiskelijoita
ja Timo Koski on ollut tekemässä TLY:n internet-pohjaista
havaintojärjestelmää lähes kaksi vuotta. Mikko Lindfors aloitti kesäkuussa
työt havaintojärjestelmän parissa.


Järjestelmä käytettävissä 2006 alussa

Huolellisen suunnittelun jälkeen toteutus pääsi käyntiin heinäkuun alussa.
Järjestelmään toteutetaan ensin perustoiminnot, kuten havaintojen
ilmoittaminen, selailu ja yhdistyksille tehtävät havaintojen
käsittelytyökalut.
Suunnitellun aikataulun mukaan nämä
osat ovat valmiina tämän vuoden loppuun mennessä. Talvella järjestelmää
testataan pienellä käyttäjäryhmällä ja tarkoitus on avata järjestelmä
kaikkien lintuharrastajien ja yhdistysten käyttöön kevättalvella 2006.
Vuoden 2006 aikana järjestelmään lisätään ominaisuuksia ja suunniteltu
järjestelmä on koko laajuudessaan valmis ensi vuoden loppuun mennessä.


Havaintojärjestelmä helpottaa havaintojen keruuta ja käsittelyä

Uusi havaintojärjestelmä tulee mullistamaan lintuhavaintojen keruun,
käsittelyn ja arkistoinnin Suomessa. Lisäksi järjestelmästä tulee
harrastajien käyttöön tehokas lintuhavaintojen välityskanava.
Kerromme tässä muutamista merkittävimmistä ominaisuuksista, joita
järjestelmään tulee.


Havainnot suoraan tietokantaan

Uudessa järjestelmässä havainnoitsija ilmoittaa itse havainnon ja se
tallentuu suoraan valtakunnalliseen havaintotietokantaan, mistä se on
jäsenyhdistyksen käytettävissä. Tietokannan edut verrattuna
paperiarkistoihin ovat valtavat. Erityisesti havaintojen käytettävyys
paranee huimasti, kun yhdistyksen koko havaintoarkisto on tietokoneella
käytettävissä. Vajaalla kymmenellä jäsenyhdistyksellä on tähänkin asti ollut
havaintotietokanta, mutta suurimmalla osalla kunnollista tietokantaa ei ole
ollut.

Havaintotietokanta mahdollistaa myös monia muita hyödyllisiä käyttöjä.
Tietokannasta on helppo suodattaa esimerkiksi viimeaikaiset mielenkiintoiset
havainnot -palsta yhdistyksen kotisivuille. Kenenkään ei tarvitse käsin
päivittää tätä sivua; riittää, kun havaintoja ilmoitetaan järjestelmään.
Havaintoja tarvitaan myös yhä enenevässä määrin eri yhteyksissä, kuten
maankäytön suunnittelussa. Tietokannasta tarvittavat havainnot saa poimittua
muutamassa hetkessä.

Järjestelmästä tulee myös jokaisen käyttäjän oma havaintopäiväkirja, sillä
kukin käyttäjä voi hallinnoida omia havaintojaan ja tehdä niihin hakuja.
Tavoitteena onkin, että käyttäjät tallentaisivat havaintonsa järjestelmään
heti retken jälkeen - aivan kuten havaintovihkoon. Nykyäänhän havaintoja
ilmoitetaan yhdistysten arkistoon pari kertaa vuodessa, mikä voi tuntua
kohtuuttoman suurelta kertaurakalta. Havaintotietokanta tuo myös sen edun,
että eri puolilla Suomea liikkuva harrastaja voi ilmoittaa kaikki
havaintonsa samaan paikkaan.


Tietokannan ylläpitoon uusia työkaluja

Niillekin yhdistyksille, joilla on jo ollut tietokanta käytössään, uusi
järjestelmä tuo uusia mahdollisuuksia. BirdLife Suomi suosittelee, että
kaikki yhdistykset siirtyvät käyttämään järjestelmää - näin koko maan
lintuharrastajia pystytään parhaiten palvelemaan. Yksi keskeinen työkalu,
joka järjestelmään kehitetään, on havaintojen yhdistelyä helpottava
sovellus. Yhdistys voi sen avulla pitää koko ajan yllä ns. siivottua
tietokantaa lintuhavainnoista. Seuraava esimerkki kuvaa tästä saatavaa etua:

Yhdistys x julkaisee lintuhavainnoista vuosittain katsauksen omassa
lehdessään. Katsausta varten yhdistykselle ilmoitetut havainnot kootaan
yhteen ja katsauksen kirjoittaja poistaa havainnoista päällekkäisyyydet ja
laskee päiväsummat kullekin lajille. Nämä luvut päätyvät julkaistavaan
katsaukseen. Tietokantaan tämä työ ei kuitenkaan päädy, vaan jos vuoden
päästä joku haluaa tutkia tarkemmin vaikkapa jonkin lajin havaintoja,
hänellä on edessään sama yhdistelytyö kuin katsauksen tekijällä. Sama
tapahtuu, jos joku ilmoittaa havaintonsa hieman myöhässä: havainnot eivät
päädy vuosikatsaukseen eivätkä siten tule julki lainkaan. Uudessa
järjestelmässä aluevastaavat voivat helposti yhdistellä päällekkäisiä
havaintoja, minkä tuloksena saatava siivottu tietokanta on aina ajan
tasalla. Vuosikatsaus saadaan tietokannasta ulos milloin vain yhdellä
tulostuskomennolla.

Tämä ominaisuus tulee muuttamaan aluevastaavan ja katsauskirjoittajien
toimenkuvaa merkittävästi. Aluevastaavan työ voidaan jakaa tasaisesti
useammalle henkilölle ja sitä voidaan tehdä pitkin vuotta sitä mukaa kun
havaintoja ilmoitetaan.


Havaintotiedon tarkkuus mullistuu

Turkulainen toteuttajatiimi on laatinut karttasovelluksen, jonka avulla
havaintopaikka voidaan ilmoittaa järjestelmän karttapohjaa käyttäen. Samoin
tietokantaan ilmoitetut havainnot voidaan visualisoida kartalle.
Järjestelmällä voidaan siis kerätä hyvin tarkkaa paikkatietoa, mistä on
suuri apu niin harrastajille kuin yhdistyksillekin. Tämä ominaisuus on
käytettävissä jo ensi talvena julkaistavassa versiossa.


Havaintojärjestelmän talousvaikutus suurin vuonna 2006

Havaintojärjestelmän suunnittelu on tehty toimikunnassa täysin
vapaaehtoispohjalta. Toimikunnan yli kymmeneen kokoukseen saapuneille
toimikunnan jäsenille on korvattu matkakuluja, mutta muita palkkioita ei ole
pyydetty eikä maksettu. Toimikunnan jäsenet ansaitsevat koko
harrastusyhteisön kiitokset tästä pyyteettömästä työstä!

Järjestelmän toteutustyö on eri tyyppinen tehtävä ja se toteutetaan pääosin
palkkatyönä. BirdLife Suomen ensi vuoden budjetti on hieman alijäämäinen
johtuen suuresta kertakustannuksesta. Jäsenyhdistysten lupaama tuki
järjestelmälle tulee siis todella tarpeeseen, mutta rahalle saa myös
vastinetta. Järjestelmälle etsitään toki myös ulkopuolisia sponsoreita.
Valmista järjestelmää voidaan myös hyödyntää varainhankinnassa monella
tapaa, joten järjestelmästä ei ole tulossa BirdLifelle merkittävää jatkuvaa
taloudellista taakkaa.


Jäsenyhdistyksissä aika valmistautua

Jäsenyhdistysten kannattaa ottaa huomioon uuden järjestelmän tulo jo nyt.
Tässä jäsentiedotteessa ei ole mahdollista eikä järkevää alkaa esitellä
järjestelmän kaikkia toimintoja. Edustajiston kokouksen yhteydessä
lauantaina 22.10. järjestämme Kiljavan opistolla Nurmijärvellä
infotilaisuuden, jossa esittelemme järjestelmää tarkemmin. Toivomme, että
jokaisesta jäsenyhdistyksestä vähintään yksi edustaja pääsisi paikalle
kuulemaan tätä esittelyä. Luonnollisin osallistuja olisi yhdistyksen
aluevastaava, mutta pääasia on, että jokaisesta yhdistyksestä joku pääsee
paikalle.

Talvella 2006 (mahdollisesti helmikuussa) järjestämme yhdistysten
aluevastaaville koulutusta uuden järjestelmän käyttöönotossa. Koulutukset
järjestettäneen alueellisina, jotta etäisyyksistä ei tulisi ongelmaa
osallistumiselle. Toivomuksemme on, että jäsenyhdistykset ottaisivat
päävastuun oman jäsenistönsä kouluttamisesta uuden järjestelmän käytössä.
Kokeneille havaintojen ilmoittajille koulutusta ei juuri tarvita, koska
järjestelmästä tehdään luonnollisesti mahdollisimman käyttäjäystävällinen.

Yhdistyksissä on hyvä varautua myös aluevastaavan ja katsausten
kirjoittajien toimenkuvan muuttumiseen. Uusi järjestelmä perustuu
aktiiviseen, luonteeltaan jatkuvaan havaintojen yhdistely- ja muokkaustyöhön
eli siihen, että "katsaustyötä" tehdään pitkin vuotta. Havaintokannan
ylläpitotyötä kannattaa jakaa useammalle henkilölle. Yhdistysten kannattaa
luonnollisesti edelleen ottaa vastaan myös paperilla ilmoitettavia
havaintoja, koska kaikki tuskin ikinä siirtyvät sähköiseen havaintojen
ilmoittamiseen. Paperillakin toimitetut havainnot aluevastaavan kannattaa
viedä osaksi tietokantaa.


Hyvää kannattaa odottaa - vielä hetki

Havaintojärjestelmän myötä Suomessa siirrytään uuteen aikakauteen
lintuhavaintojen keruussa ja tiedon välityksessä. Havaintoarkisto ei ole
enää aluevastaan kirjahyllyssä tai kotikoneella sijaitseva salainen mappi
tai tiedosto, johon muilla ei ole pääsyä. Pääosin avoin tiedonvälitys
saattaa ensi kuulemalta herättää epäilyksiäkin, mutta uuden järjestelmän
myötä saavutettavat edut ovat kiistattomat. Samaan aikaan, kun tavallinen
käyttäjä saa reaaliaikaisesti tarkat tiedot havaituista mielenkiintoisista
lajeista, BirdLife Suomi voi toteuttaa entistä paremmin tärkeintä
tehtäväänsä - laadukkaampaan ja kattavampaan tietoon perustuvaa Suomen
lintujen suojelua.

BirdLife Suomen puolesta,

Mika Asikainen
toiminnanjohtaja

Teemu Lehtiniemi
suojelu- ja tutkimuspäällikkö

Sampo Kunttu
havaintojärjestelmän päätoteuttaja