[SOOPA] Tarkeaa tietoa soopalaisille jasenkokouksesta to 20.9.!

[Antti Olavi Pekkala]

Moi!

Huomenna torstaina on SOOPA:n ylimääräinen jäsenkokous kololla klo 18.  
Tiesitkö, että soopalaisena juuri sinun on tarkoitus ja oikeus  
osallistua tuohon kokoukseen?  (asialista sähköpostin lopussa).

Tämän sähköpostin tarkoitus on herättää innostusta jäsenissä  
osallistua vaelluksien ja tapahtumien lisäksi toimintaan myös  
aktiivina tai hallituksen jäsenenä. Tässä sähköpostissa kerron:
- mistä syistä ylimääräiseen jäsenkokoukseen päädyttiin
- SOOPA:n (tulevastakin) tilanteesta ja toiminnasta
- yhdistystoiminnasta ja vapaaehtoistoiminnasta yleensä
- partioihanteista
- esimerkkinä: oma hallitustaipaleeni SOOPA:ssa.

Keväällä lippukunnan johtaja Aili Möttönen vihjasi, että hän saattaa  
lähteä syksyllä vaihtoon. Näin sitten kävikin, ja Aili ilmoitti  
eroavansa puheenjohtajan tehtävästä. Tämän lisäksi kävi niin, että  
hallituksen jäsenistä Reeta lähti syksyksi graduntekoon Kuopioon,  
Venla jatkoi töitä Norjassa ja minä en juuri nyt asu Oulussa. Syksyn  
ensimmäisessä SOOPA:n hallituksen kokouksessa 3.9. pohdimme tilannetta  
ja päädyimme siihen, ettei hallitus ole toimintakykyinen. Tilanteen  
ratkaisemiseksi päätimme järjestää ylimääräisen kaikille SOOPA:n  
jäsenille tarkoitetun kokouksen, jossa valitaan sekä uusi  
puheenjohtaja, että uusi hallitus seuraavaksi kolmeksi kuukaudeksi.

Nyt ollaan siis siinä tilanteessa, että SOOPA:an tarvittaisiin uusia  
aktiiveja sekä hallitukseen että toiminnan järjestämiseen. Tämä  
tilanne ei ole pelkästään nyt ajankohtainen, vaan myös  
lähitulevaisuudessa, kun aktiivi-soopalaisista osa valmistuu ensi  
vuonna ja osa lähtee vaihtoon.
Toivon, että juuri sinä pohtisit asiaa kohdallasi ja päättäisit  
tarttua toimeen. Jos tuntuu ettei taidot tai tunteet riitä, niin  
miettippäs että olet jo läpäissyt kirjoitukset ja päässyt yliopistoon.  
Se jo todistaa, että olet kykenevä minkä tahansa yhdistyksen  
hallitukseen!

Jotta yhdistystoiminta yleensä tai SOOPA:n toiminta erityisesti  
vastaisi jäsenistön toiveita ja tarpeita, niin jäsenten kuuluu olla  
aktiivisia ja kertoa esim. syyskouksessa toimintasuunnitelmaa  
laadittaessa millaista toimintaa he yhdistykseltä haluavat. Liian  
usein yhdistyksiltä odotetaan toimintaa kuin television valmiilta  
kanavilta - jos tarjottu toiminta ei vastaa omia toiveita niin  
"vaihdetaan kanavaa" eli ei osallistuta ollenkaan. Aktiivien ja  
hallitusten jäsenten kierto on osa tervettä yhdistyskulttuuria.  
Terveessä yhdistyksen hallituksessa on aina uusia ja mielellään  
kokeneinkin osa "ei liian kokenutta". Jos tulee liian usein vastaan  
"näin on aina tehty", niin se on merkki siitä että yhdistyksen  
hallitus on toiminut liian pitkään samalla kokoonpanolla. Terveessä  
kierrossa ollaan hallituksessa vain max. pari vuotta kerrallaan, ja  
ehkä joskus myöhemmin sitten uudestaan.

Jotta SOOPA:n toiminta olisi jäsenistön tarpeita vastaavaa, niin  
toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen olisi hyvä saada  
mahdollisimman laajasti jäseniä mukaan myös muutenkin kuin  
hallitukseen. Hyvin hoidetussa yhdistyksessä toimintaa toteuttaa  
hallituksen jäsenten lisäksi hallitusta suurempi joukko vapaaehtoisia.  
Hallituksen jäsenten tehtävänä tällöin on  koordinoida vapaaehtoisia  
ja johtaa sitä. Jos kaikesta huolimatta tuntuisi, ettei hallituspaikka  
ole juuri nyt sinua varten, niin toivon että ilmaiset halukkuutesi  
osallistua tapahtumien järjestämiseen tai toimihenkilöksi. Paras tapa  
aloittaa aktiivinen toiminta SOOPA:ssa on ehkä osallistua hallituksen  
kokouksiin ja pyrkiä aktiiviseen rooliin esimerkiksi tapahtuman tai  
retken järjestelyissä (yhdessä hallituksen vastuuhenkilön kanssa).

SOOPA:n toimikausi on kalenterivuosi. Nyt vuotta on jäljellä kolme  
kuukautta ja vuoden 2013 hallitus valitaan marraskuussa. Sinulla on  
ainutlaatuinen tilaisuus nyt kokeilla hallituksessa toimimista kolmen  
kuukauden ajan! Näin vuoden ollessa lopuillaan on vain muutama  
tapahtuma toimintasuunnitelmassa jäljellä. Hallituksen vastuulla on  
seuraavien tapahtumien järjestäminen:
- kuukausittainen koloilta (esim. lautapelejä yms.)
- syysretki (viikonloppuretki)
- syksyn parttiokoulutus
- syyskokous
- yhteislauluilta
- itsenäisyyspäivän illanvietto
- kaamosvaellus
Tuntuuko ylivoimaiselta osallistua jonkin noista suunnittelemiseen ja  
järjestämiseen? Eli kaikenkaikkiaan noin 2-3 hallituksen kokoukseen?

Partioihanteisiin kuuluvat mm. ihanteet "Tuntea vastuunsa ja tarttua  
toimeen" sekä "Kehittää itseään ihmisenä" Jo sudenpennuista alkaen on  
tärkeää, että kaikki partiolaiset saavat olla mukana, osallistua,  
tehdä itse ja ottaa vastuuta. Partion perusideoita on antaa vastuu  
toiminnasta partiolaisille itselleen. Yhdessä tekemällä oppii ja  
ryhmässä (jollainen myös hallitus on) ei kaikkien tarvitse osasta  
kaikkea, vaan ryhmä tukee jäsentensä toimintaa.

Jos minun esimerkkini jotain innostaisi, niin voisin tässä lopuksi  
kertoa, kuinka itse päädyin SOOPA:n hallitukseen. Vuonna 2009 olin  
tavannut Reetan muissa yhteyksissä, ja hän sai houkuteltua minut  
liittymään SOOPA:n postituslistalle. Aikani tapahtumailmoituksia  
seurattuani kävi niin, että kävin jossain kuvaillasssa ihastelemassa  
kuvia jostain vaellukselta. Tämän lisäksi kävin parissa muussakin  
tapahtumassa. Sitten alkoi kiinnostamaan, että millaisia tyyppejä  
näitä tapahtumia järkkää ja laitoin silloiselle puheenjohtajalle  
viestin:
Re: [SOOPA] Hallituksen kokous 5/2010 ?
"Voiko tuonne tulla kuuntelemaan, vaikka ei ole hallituksessa tai edes
Soopan jäsen? Tässä hieman tuumiskelen, jos jokus osallistuisi johonkin
vaellukseen.. Olen jo sentään sähköpostilistalle liittynyt! Antti"

SOOPA:n hallituksen kokouksethan ovat kaikille avoimia, joten tuon  
jälkeen olin kuunteluoppilaana monissa kokouksissa ja vähitellen  
osallistuin tapahtumien järjestelyihinkin. Vuonna 2011 syyskokouksessa  
minut valittiin sitten SOOPA:n hallitukseen. Mielestäni hallituksessa  
toimiminen oli ja on mielekästä, koska haluan vaikuttaa SOOPA:n  
toiminnan sisältöön ja retkikohteisiin, ja osallistua tapahtumien  
järjestämiseen. Näiden kahden vuoden aikana olen osallistunut 6-8  
vaellukselle, useiden tapahtumien järjestelyihin ja suurimpana nyt  
Petterin kanssa järjestimme syysvaelluksen. Vaikka tuolloin kaksi  
vuotta sitten tuntui, ettei musta oo mihinkään, niin SOOPA:ssa  
toimiminen on ollut mahtava oppimiskokemus, jossa olen oppinut  
tapahtumien organisointia, neuvottelutaitoja, esiintymiskykyä,  
kirjallista ja suullista viestintää ym. tuikitarpeellista (työ)elämää  
varten! Ja sen lisäksi parantanut kuntoani, maailmaa, saanut uusia  
ystäviä ja viettänyt hulvattoman hauskoja hetkiä!


Tällaisella mammuttikirjeellä tällä kertaa,
Inspiraationa aito huoli SOOPA:n tulevaisuudesta...

Nähdään huomenna kokouksessa!

Antti



*** ASIALISTA - SOOPA ry:n ylimääräinen jäsenkokous ***

Aika:   20.9.2012 kello 18
Paikka: SOOPAn kolo

1§  Kokouksen avaus

2§  Kokouksen laillisuuden, päätösvaltaisuuden ja läsnäolijoiden toteaminen

3§  Kokouksen järjestäytyminen
   3.1	Kokouksen puheenjohtajan valinta
   3.2	Kokouksen sihteerin valinta
   3.3	Kokouksen pöytäkirjantarkastajien valinta
   3.4	Kokouksen ääntenlaskijoiden valinta

4§  Kokouksen työjärjestyksen päättäminen

5§  Talouskatsaus

6§  Eron myöntäminen Lippukunnan puheenjohtajalle ja hallitukselle

7§  Lippukunnanpuheenjohtajan valinta

8§  Hallituksen jäsenten lukumäärä

9§  Hallituksen jäsenten valinta

10§  Toimihenkilöiden toimenkuvista päättäminen

11§  Toimihenkilöiden nimeäminen

12§  Ilmoitusasiat

13§  Muut esille tulevat asiat

14§  Kokouksen päättäminen