---------- Forwarded message ---------- Date: Wed, 29 Mar 2006 17:03:53 +0300 (EEST) From: Heini Hamalainen alumnivastaava@oty.fi To: teekkarihallitukset@oty.fi Subject: Yhteenveto alumni-illasta
Terve,
Laitan tämän viestin vielä koko köörille, mutta jatkossa spämmään vain alumnivastaavia tai vastaavia.
Eilen 28.3.2006 pidetyssä alumni-suunnitteluillassa puhuttiin yhtä ja toista. Viestin lopussa ja liitteenä on yhteenveto illan teemoista.
Palaverin päätteeksi todettiin, että tarvetta ja halua kiltojen alumnitoiminnalle on, ja että toimintaa kannattaa ruveta rakentamaan yhdessä. Jatkotoimenpiteiksi päätettiin:
- Perustetaan sähköpostilista kiltojen alumnivastaaville alumni@oty.fi. (Heini hoitaa) - Tietojen taltiointi wikiin. (Tommi hoitaa) - Järjestetään lokakuussa yhteinen tapaaminen kiltojen ja osastojen edustajien sekä yliopiston alumnikoordinaattorin ja Oulun yliopistoseuran edustajan kanssa. (Heini hoitaa)
Kiitos kaikille osallistujille!
Alumniaiheisia ideoita voi postittaa minulle tai alumnivastaavien listalle, joka kohtapuoliin toivottavasti saadaan toimintaan.
terv. Heini
-- Heini Hämäläinen alumnivastaava, Oulun Teekkariyhdistys ry alumnivastaava@oty.fi, 040 731 8246
OULUN TEEKKARIYHDISTYS RY ILTAKOULU 28.3.2006 ALUMNITOIMINTA
Oulun Teekkariyhdistys ry järjesti iltakoulun kiltojen alumnitoiminnasta vastaaville henkilöille (tai killan edustajille) 28.3.2006 Prosessi- ja ympäristötekniikan osaston saunalla. Lähes kaikki Teekkarikillat olivat tapahtumassa edustettuina. Ryhmän vetäjänä ja sihteerinä toimi alumnivastaava Heini Hämäläinen. Alla yhteenvetona illan saldo.
KILTOJEN JA TEEKKARIYHDISTYKSEN ALUMNITOIMINTA 28.3.2006
LÄSNÄ
Heini Hämäläinen alumnivastaava OTY Jaana Lievonen puheenjohtaja OTY Mikko Heiskanen suhdevastaava OTY Tommi Collin isäntä OTY Mika Pohjanen sihteeri OTY
Teemu Möykkylä suhdevastaava Tuta Ville Peteri suhdevastaava SIK Ville Järvinen suhdevastaava YMP Juho Pietilä viihdevastaava YMP Antti Pernu emäntä Kone Terhi Talvitie ulkoministeri OTiT
TAUSTAA
Oululaisessa Teekkariseminaarissa 2006 yritysyhteistyöryhmän keskusteluissa kävi ilmi, että vain harvoilla killoilla on alumnitoimintaa. Kiinnostusta toiminnan järjestämiseen kuitenkin olisi, joten aiheen tiimoilta päätettiin pitää iltakoulu. Iltakoulun tarkoituksena oli pohtia mm. seuraavia kysymyksiä:
- onko kiltojen kannattavaa järjestää alumnitoimintaa? - millaista kiltojen alumnitoiminnan tulisi olla? - mitä yhteistyötahoja killalla voisi toiminnassa olla? - miten vältytään päällekkäisyyksiltä eri tahojen kanssa?
YLIOPISTON ALUMNITOIMINTA
Alumni-sana on latinaa ja tarkoittaa kasvattia tai suojattia (alumnus, alumnae, alumni). Yleisessä merkityksessä alumnilla tarkoitetaan Oulun yliopistosta valmistunutta henkilöä. Alumneja on näin ollen yli 30 000 tuhatta.
Yliopiston alumnisivut löytyvät osoitteesta www.oulu.fi/alumni. Yliopiston alumnitoimintaa koordinoi ohjaus- ja työelämäpalvelujen suunnittelija Sari Vähäkangas (08-553 3590, alumni@oulu.fi). Yliopiston alumnitoiminnan tarkoituksena on ylläpitää ja kehittää yhteistoimintaa yliopiston ja tutkinnon suorittaneiden välillä sekä tukea valmistuneiden keskinäistä verkostoitumista. Muita yliopiston alumnitoiminnan muotoja ovat esimerkiksi: - mentorointiohjelmat - alumnitilaisuudet, kurssitapaamiset, vuosijuhlat - teemapäivät, asiantuntijaseminaarit - vierailuluennot - työelämäpalaute - tutkimusyhteistyö - työryhmien/toimikuntien alumniedustus
Yliopistolla on oma alumniverkostonsa (https://alumni.oulu.fi), jonne Oulusta valmistuneet henkilöt voivat kirjautua. Alumniverkoston tarkoituksena on: - tuottaa tietoa laitokselle valmistuneiden sijoittumisesta työelämään - tarjoaa opiskelijoille konkreettisia esimerkkejä uravaihtoehdoista - tuottaa palautetta koulutuksen sisällöistä ja laadusta - tarjoaa mahdollisuuden käydä vuorokeskustelua työelämän edustajien kanssa mm. tutkinnonuudistuksen vaikutuksista ja tutkinnon työelämärelevanssista - on kanava tarjota tutkinnonsuorittaneille ajankohtaista tietoa jatko- ja täydennyskoulutusmahdollisuuksista - lisää ulkopuolisten toimijoiden kiinnostusta tutkimusyhteistyöhön yliopiston kanssa - on yhteistyö- ja asiantuntijaverkosto tieteellisiä konferensseja ja seminaareja järjestettäessä.
Alumniverkoston pilotointiin syksyllä 2004 osallistui Teknillisen tiedekunnan osastoista Prosessi- ja ympäristötekniikan osasto ja Sähkö- ja tietotekniikan osasto. Tällä hetkellä verkostoon on kirjautunut 2375 henkilöä. Vuoden 2005 lopulla teknillisistä koulutusohjelmista oli kirjautunut alumniverkostoon henkilöitä seuraavasti: - Prosessitekniikka 166 - Rakennustekniikka 48 - Ympäristötekniikka 8 - Sähkötekniikka 59 - Elektroniikka 7 - Tietotekniikka 37 - Tietoliikenne 9 - Konetekniikka 42 - Tuotantotalous 32 - Yhteensä 408.
Verkostoon pääsee kirjautumaan myös opiskelijat, joten alumnivastaavien kannattaakin hyödyntää verkostoa esimerkiksi yhteystietojen keräämisessä. Lisäksi ohjaus- ja työelämäpalvelut ylläpitää tutkinnon suorittaneiden osoiterekisteriä, jota voi myös hyödyntää alumniyhteyksien hoitamisessa.
Yliopiston piirissä toimii myös Oulun yliopistoseura OYS (http://www.oulu.fi/alumni/yliopistoseura/index.html), jonka yksi keskeinen toimintamuoto on alumnitoiminnan kehittäminen. Seuran hallituksen puheenjohtajana toimii Teknillisen tiedekunnan entinen dekaani, professori Vilho Lantto ja valtuuskunnan jäseninä ovat mm. tehtaanjohtaja Pentti Ilmasti (Stora Enso, Veitsiluoto) ja professori Seppo Säynäjäkangas. OYS järjestää vuosittain yliopistopäivän, jonka yhteydessä valitaan vuoden alumni. Lisäksi seura lahjoittaa jokaiselle valmistuneelle hopeisen alumnimerkin.
Yliopiston alumnitoiminta on tarkoitus jalkauttaa osastojen ja laitosten kautta. Jokaisella osastolla pitäisi olla nimettynä alumniyhteyshenkilö.
OSASTOJEN ALUMNITOIMINTA
- STO: Ei tietoa, onko vastuuhenkilöä (luultavasti kuitenkin on, koska osasto on toiminut alumniverkoston pilot-osastona). Valtakunnallisesti toimii Elektroniikkainsinöörien seura, jonka kanssa mahdollisesti suunnitellaan yhteistyötä. - PYO: Osaston alumniyhteyshenkilönä toimii Seppo Honkanen. Toiminta ei kuitenkaan kovin aktiivista. - Kone: Ei tietoa, onko vastuuhenkilöä. Suhteita teollisuuteen kuitenkin löytyy hyvin, esimerkiksi harjoitustöitä tehdään firmoihin. - Tuta: Alumnitoiminta lähinnä killan vastuulla. - ARK: Ei tietoa.
KILTOJEN JA OTYN ALUMNITOIMINTA
- OTY: Viime vuonna toimintaa on suunniteltu ja tehty sähköpostilista. Kuluvana vuonna toiminnasta vastaa alumnivastaava. Tarkoituksena on keskittyä Teekkarikulttuurin tarjoamiseen valmistuneille (kutsut spekseihin, vuosijuhliin, simailuihin ja rapujuhliin). Muutama tiedote vuodessa sähköpostitse, Teksu kerran vuodessa kotiin. Alumneiksi haalitaan aluksi vanhoja aktiiveja. - Tuta: Alumnitoiminnasta vastaa suhdevastaava. Toiminta on ollut aikaisemmin hyvinkin virkeää, nyt hieman hiipumaan päin. Tarkoitus elvyttää uudelleen, pidetty mm. alumnien kanssa palaveria aiheesta. Tärkeimpiä toimintamuotoja kuukausittaiset tapaamiset Tervahovissa, wappusauna, fuksisauna, pikkujoulut, Sähliem, Beachiem ja vuosittainen tapaaminen Helsingissä. Alumnien mielestä tärkeintä toiminnassa hauskuus ja tuttujen tapaaminen. Yhteyttä pidetään sähköpostilla, Laatan lähettämistä kotiin harkitaan. 200 valmistuneesta 120 henkilöä on alumnisähköpostilistalla (Go Tuta!). Netissä TutaPhoneBook, jossa yhteystietoja. Harkittu alumnikummeja fukseille. - Prose: Alumnitoiminnasta vastaavat Matias Palmujoki ja Jukka who? Vanhoihin aktiiveihin pidetään yhteyttä ja kontakteja hyödynnetään esimerkiksi excursioita järjestettäessä. Kilta on esittäytynyt vuosikurssitapaamisissa. - OTiT: Toimintaa ei ole aikaisemmin järjestetty, kiinnostusta olisi. - Kone: Toimintaa ei varsinaisesti ole aikaisemmin järjestetty, kiinnostusta olisi. Vuosikurssitapaamisia on ollut. - YMP: Toimintaa ei ole aikaisemmin järjestetty, kiinnostusta olisi. Yhteistyötä prosen kanssa suunnitellaan. - SIK: Toimintaa ei ole aikaisemmin järjestetty, kiinnostusta olisi. - ARK: Valmistuneet saavat vuokrata kiltatalon halvemmalla. Tarvetta muulle toiminnalle ei ole.
MITÄ ALUMNITOIMINNALLA HALUTAAN SAAVUTTAA?
Alumnitoiminnan tulisi hyödyttää sekä kiltaa että alumneja. Eräitä etuja, joita kilta voisi alumnitoiminnalla saavuttaa ovat esimerkiksi:
- aktiivien yhteystietojen ylläpito (esim. TutaPhoneBook) - yhteyksiä yrityksiin (suhteet, excursiot, rahallinen tuki jne.) - "hiljainen tieto" (tietoa killan historiasta jne. säilyy) - mentorointi - teemapäivät, seminaarit - vierailevat luennoitsijat, harjoitustöiden teko yrityksiin - jne. jne.
Yritysyhteyksistä voi hyötyä myös monilla muilla tavoin kuin pelkästään rahallisesti. Käsi ojossa ei kannata lähteä alumneja metsästämään! Toki kun hyvät suhteet on jo luotu, voi asiasta vinkkailla. Vanhojen konkareiden kokemusta kannattaa hyödyntää ja esimerkiksi saunan lauteet ovat oiva paikka hankkia tietoa menneistä vuosista. Tutalla on myös käytössä "Best practices" -projekti, jonka tarkoituksena on taata toiminnan jatkuvuus kaikilla sektoreilla. Useissa killoissa toimijat myös laativat toimintakautensa päätteeksi testamentin tulevalle toimijalle. Mentorointia sanan varsinaisessa merkityksessä ei välttämättä kannata järjestää, pikemminkin vastuuta tästä on hyvä sälyttää yliopistolle ja osastolle.
MITÄ TOIMINTA TARJOAA ALUMNEILLE?
Kuten jo sanottu, alumnitoiminnan tulisi olla kahden kauppa. Alumnitoiminnan täytyisi olla niin houkuttelevaa, että valmistuneet haluavat siihen lähteä mukaan. Etuja, joita alumni voi toiminnan kautta saavuttaa:
- yhteys kiltaan valmistumisen jälkeenkin - vuosikurssitapaamisia, saunailtoja, seminaareja - kurssikavereiden yhteystietojen ylläpito - jne. jne.
Tutan alumnien mielipide on, että alumnitoiminnan tulee tarjota työelämän kellokorttiaikataulun vastikkeeksi hauskuutta ja tuttujen tapaamista. Mitään turhan virallista tuskin kannattaa siis ainakaan usein järjestää. Usein pelkästään vapaalle vaihto ja vanhojen muistelu riittävät.
MITEN SAADA ALUMNEJA?
Alumneja hankkiessa tulee olla oikeaan aikaan liikenteessä. Toimintaa kannattaa markkinoida myös kiltalaisten keskuudessa, jolloin valmistuvat itse tietävät hakeutua alumneiksi. Juuri valmistumassa olevat ovat oivia rekryttäviä. Jo työelämään siirtyneet ovat vaikeampia tavoittaa ja näin hankalampaa riistaa.
Myös eräs kysymys on se, ketä alumneiksi halutaan; aktiiveja vai rivijäseniä? Lisäksi kannattaa pohtia, vaaditaanko alumneilta loppututkinto. Teekkariyhdistyksen linja (ja palaverin tunnelmaa tulkiten myös useimpien kiltojen linja) on, että alumneiksi pyritään saamaan ainakin kaikki aktiivit (myös vanhat) ja rivijäseniä hankitaan nyt ja tulevaisuudessa valmistuvista. Alumniksi voivat päästä kaikki itsensä tehtävään sopiviksi tuntevat, huolimatta siitä, onko tutkintopaperia. Valmistuvia henkilöitä voidaan tavoittaa esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
- tiedote publiikkeihin - yliopiston alumnisivuston hyödyntäminen? - alan lehdet, TEK jne. - ammattijärjestöt - sähköpostilistat (voidaanko hyödyntää esim. OTS:a tai OYS:a?) - kotisivut.
MILLAISTA TOIMINTAA TULISI JÄRJESTÄÄ?
Kaiken kaikkiaan toiminnan suunnittelun lähtökohtana on aina alumnit itse. Mitään, mikä ei vedä alumneja, ei kannata järjestää. Myöskään mitään, mitä joku jo järjestää, ei kannata tehdä. Esimerkiksi mentorointi ja työelämätutkimukset kannattaa sälyttää yliopistolle tai osastolle.
Alumnit ovat työelämässä, joten toiminnan tulisi olla mahdollisimman vähän heitä kuormittavaa. Optimaalisin tilanne olisi, jos alumnit itse ideoisivat toiminnan muodot ja kilta sitten tarjoaisi tälle toiminnalle puitteet ts. tekisi käytännön järjestelyt. Tottahan toki alumnit voivat myös itse järjestää toimintaa. Muutamia kysymyksiä, joita tulisi pohtia:
- Kuka järjestön alumnitoiminnasta vastaa? - Miten vältytään päällekkäisyyksiltä muiden kanssa? Yliopisto, osasto, OTY, OTS, OYS - Mitä toimintaa alumnit itse kaipaavat? Turhaa ei kannata tarjota! - Saunaillat, sitsit, vuosikurssitapaamiset, excursiot, lista on loputon!
Toiminnan edellytys on, että asia on selkeästi määritelty jonkun toimihenkilön vastuualueeksi, toiminta on kirjattu myös toimintasuunnitelmaan ja mikä tärkeintä budjettiin.
Toiminnan vakiinnuttua säännöllisyys varmasti lisää tapahtumien suosiota. Kun alumneille on selvästi tiedossa, että esimerkiksi aina huhtikuussa on wappusauna, osaavat he odottaa sitä. Toimijoiden vaihtuessa onkin tärkeää, että sovitut tapahtumat hoidetaan. Sama pätee myös yhteydenpitoon, josta lisää seuraavassa kappaleessa.
MITEN ALUMNEIHIN PIDETÄÄN YHTEYTTÄ?
Yhteyden pito on tärkeää, mutta on hyvä muistaa kohtuus. Selkeintä on, jos tiedotuksesta vastaa yksi ja sama henkilö kuin koko toiminnan järjestämisestäkin. Sähköposti on kätevä, mutta sitä kannattaa käyttää harkiten. Listan tulee ehdottomasti olla moderoitu! Alla on listattu yhteydenpitotapoja:
- moderoitu sähköpostilista - tiedotteet tms. postilla - kiltalehden lähetys - tapaamiset vuosittain tai kuukausittain - kotisivujen hyödyntäminen.
Kun on kyse työelämässä mahdollisesti jo perheellisistäkin henkilöistä, tiedotus tulee hoitaa mahdollisimman ajoissa. Myös eräs tärkeä kysymys, jota tulisi pohtia, on se mitä alumneille halutaan tiedottaa. Kaikista risauksista ei tarvitse huudella, mutta esimerkiksi puheenjohtajan lähettämät killan kuulumiset kerran tai pari vuodessa varmasti verestävät muistoja. Myös tiedotteiden säännöllisyys on tärkeää.
YHTEISTYÖ ERI SIDOSRYHMIEN KANSSA?
Kuten edellä jo todettiin, mitään, mitä joku jo järjestää, ei kannata tehdä. Yhdessä saa myös enemmän aikaan, joten yhteistyötä eri tahojen kanssa kannattaa harkita. Alla muutamia tahoja:
- OTS, OYS - yliopisto, osastot - muut killat, etenkin saman osaston alla - voisiko TEK jotenkin sekaantua tähän? - ammattiainekerhot esim. yrityksissä.
BENCHMARKING
Parhaat käytännöt kiertämään, sano tutalainen! Pyörää ei kannata keksiä montaa kertaa, joten alumnitoiminnankin suunnittelu kannattaa aloittaa tutkailemalla, mitä jo tehdään muualla. Killat voivat ottaa mallia esimerkiksi:
- muut killat, OTY - OTS, OYS - yliopisto, osastot - muut teknilliset yliopistot (esim. Teknillisen Korkeakoulun PoliAlumni http://www.alumni.tkk.fi/index.html) - muiden teknillisten yliopistojen killat (esim. Teknillisen Korkeakoulun tutalaiset Prodeko, http://alumni.prodeko.org/).
SUMMA SUMMARUM JA JATKOTOIMENPITEET
Palaverin päätteeksi todettiin, että tarvetta ja halua kiltojen alumnitoiminnalle on, ja että toimintaa kannattaa alkaa rakentaa yhdessä. Jatkotoimenpiteet:
- Perustetaan sähköpostilista kiltojen alumnivastaaville. (Heini hoitaa) - Tietojen taltiointi wikiin. (Tommi hoitaa) - Järjestetään lokakuussa yhteinen tapaaminen kiltojen ja osastojen edustajien sekä yliopiston alumnikoordinaattorin ja Oulun yliopistoseuran edustajan kanssa. (Heini hoitaa)
Oulussa 29.3.2006 Heini Hämäläinen Alumnivastaava Oulun Teekkariyhdistys ry ----- Edelleenlähetetty viesti päättyy -----