Hei!
Alla olevasta yliopiston aikataulutuksesta poiketen yliopistokeskuksessa SoleTM:n aikataulu on aikaisemmin: JOULUKUUN TYÖAIKAKIRJAUKSET on tehtävä SoleTM:ään MAANANTAIHIN 17.12. mennessä. Joulunajan LOMA-ANOMUKSET on tehtävä ESS:iin jo tällä viikolla, jotta ne ehtivät siirtyä SAP:ista SoleTM:ään ajoissa. Lomakirjaukset on tarkistettava, jotta ne kohdistuvat oikein mm. rakennerahastoprojekteille.
Matkat, jotka on tehty ennen joulukuun alkua, on laskutettava 31.12. mennessä.
Palvelupisteessä toimitaan alla olevien päivämäärien mukaisesti. Joulun välipäivät palvelupisteen henkilökunta on lomilla. terveisin Vuokko Tolonen-Junttila
SUURI JAKELU 26.11.2012 Talouspalvelut
Vuotta 2012 koskevat matkalaskut ja kululaskut
Vuosi 2012 lähestyy loppuaan ja SAP Travelin vuoden vaihteen toimenpiteitä ajatellen on hyvä varmistaa, että vuodelle 2012 kuuluvat matkasuunnitelmat ja matkalaskut tulevat käsitellyksi ajallaan.
Matkalaskut on tehtävä 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä ja kululaskut 2 kuukauden kuluessa kulun syntymisestä uhalla, että oikeus korvauksiin menetetään.
Vuoden 2012 matkojen matkatiliennakot ja rahaennakot tulee kohdistaa SAP Travelissa 31.12.2012 mennessä. Vuoden 2012 marraskuun loppuun mennessä tehtyjen matkojen osalta matkalaskut on tehtävä SAP Travelilla 31.12.2012 mennessä ja ne on hyväksyttävä yksiköissä 9.1.2013 mennessä. Joulukuussa 2012 tehtyjen matkojen osalta matkalaskut on tehtävä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä.
Vaikka matkustajalle ei olisi aiheutunut matkasta kustannuksia, tulee matkustajan aina laatia matkasta matkalasku silloin, kun matkaan on käytetty Arean matkatilin kautta varattuja lentolippuja tms. Matkalasku tulee tehdä myös sellaisessa tapauksessa, jossa matka on peruuntunut, mutta matkaa varten on varattu lentoliput tms. Arean matkatilin kautta.
Yksiköiden tulee tarkastaa, että kaikki vuoden 2012 aikana liikaa maksetut matkaennakot ja rahaennakot on laskutettu. Samoin tulee tarkastaa, että kaikki vuodelle 2012 kuuluvat matkatiliennakot ja rahaennakot on kohdistettu matkalaskuille.
SAP Travel on suljettu matkustajilta, matkasihteereiltä ja hyväksyjiltä 10.-21.1.2013 välisen ajan. Matkalaskuja ei voi käsitellä käyttökatkon aikana. Käyttökatkon aikana matkustaja pääsee kirjautumaan SAP-Traveliin, mutta järjestelmä antaa käyttäjälle virheilmoituksen "ei käyttöoikeutta henkilönumeroon".
SAP-Travel on käytettävissä jälleen 22.1.2013 alkaen. Järjestelmä saattaa kuitenkin antaa em. virheilmoituksen ensimmäisen kerran käyttökatkon jälkeen järjestelmään kirjauduttaessa, mikäli käyttäjä on yrittänyt kirjautua SAP-Traveliin käyttökatkon aikana. Virheilmoituksesta huolimatta järjestelmän käyttöä voi kuitenkin jatkaa.
Tarkemmat ohjeet matkustajille matkapyyntöjen ja matkalaskujen laatimisesta SAP Travelilla löytyvät Certian portaalista kohdasta: Tiedotus -> Ohjepankki -> Matkahallinta -> Matkahallinnan ohjeet matkustajille. Ohjeet hyväksyjille matkapyyntöjen ja matkalaskujen hyväksymisestä SAP Travelilla löytyvät Certian portaalista kohdasta: Tiedotus -> Ohjepankki -> Matkahallinta -> Muut matkahallinnan ohjeet.
Matkalaskun sisältövaatimuksista ja matkalaskun liitteinä vaadittavista dokumenteista löytyy ohjeet talouspalveluiden sivuilta http://www.oulu.fi/hallinto/intra/talous/Talousp_2007/Dokumentit/Travel.htm kohdasta Matkustaminen/Travel -> Oulun yliopiston matkustusohje 4.5.2012" sekä 8.12.2011 annetusta Suuren jakelun tiedotteesta "Matkalaskun sisältövaatimukset".
Arto Eljander Palvelupäällikkö
SUURI JAKELU Talouspalvelut 19.11.2012
Tilinpäätöksen 2012 aikataulu
Oulun yliopiston taloussäännön mukaan yliopiston hallituksen on laadittava tilinpäätös 31.3.2013 mennessä ja annettava se tilintarkastajan tarkastettavaksi sekä tilintarkastuksen jälkeen saatettava se yliopistokollegion käsiteltäväksi 30.6.2012 mennessä. Oulun yliopiston vuoden 2012 tilinpäätös hyväksytään yliopiston hallituksen kokouksessa 26.3.2013. Yliopistokollegio vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja rehtorille 30.6.2013 mennessä.
YKSIKÖITÄ KOSKEVIA TÄRKEITÄ PÄIVÄMÄÄRIÄ
Menolaskut / Rondo:
* Yliopiston yksiköiden on tehtävä vuodelle 2012 aiotut käyttöomaisuushankintansa viimeistään 7.12.2012 mennessä ja hyväksyttävä näitä koskevat laskut Rondossa viimeistään 28.12.2012 mennessä. KOM-hankinnat (veroton hinta 5 000EUR tai yli) ja irtaimistohankinnat (veroton hinta 200-4999,99EUR) on rekisteröitävä KOM-kohteelle 21.12.2012 mennessä. 21.12.2012 jälkeen tehtävistä hankinnoista on oltava yhteydessä Juha Sarkkiseen p.484141. * Laskut tulee yksiköissä tiliöidä, asiatarkastaa ja hyväksyä 11.1.2013 klo 11 mennessä. * Kierrossa olevat asiatarkastettavat ja hyväksyttävät laskut (myös sijaisella olevat) tulee käydä käsittelemässä päivittäin. Huolehtikaa mahdollisten lomien aikana myös Rondon sijaistuksista. Rondoa voi käyttää myös yliopiston verkon ulkopuolelta.
Rondon muistiot ja sisäiset laskut:
* Meno-oikaisut ja tulo-oikaisut tulee hyväksyä yksiköissä viimeistään 13.1.2013 klo 17.00 mennessä. * Ajalle 1.9.-31.12.2012 kohdistuvat yliopiston "sisäiset saatavat" on laskutettava ja hyväksyttävä yksiköissä 5.1.2013 klo 17 mennessä.
Matkalaskut ja kululaskut / SAP-Travel
* Vuoden 2012 marraskuun loppuun mennessä tehtyjen matkojen osalta matkalaskut on tehtävä SAP Travelilla 31.12.2012 mennessä ja ne on hyväksyttävä yksiköissä 9.1.2013 klo 12.00 mennessä. * Muistakaa kohdistaa mahdolliset matkatiliennakot ja rahaennakot matkalaskulle. * Matkalaskut on tehtävä myös peruuntuneista matkoista, mikäli niistä on aiheutunut yliopistolle kustannuksia. * Matkalaskut on tehtävä 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä ja kululaskut 2 kuukauden kuluessa kulun syntymisestä uhalla, että oikeus korvauksiin menetetään. Matkalaskun sisältövaatimukset: http://www.oulu.fi/suurijakelu/2011/12/matkalaskut.html
Työaikakirjaukset - SoleTM:
* Joulukuun työajankohdistukset on tehtävä ja hyväksyttävä 20.12.2012 mennessä. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota siihen, että projekteille ja sisäisille tilauksille kohdennetaan niille kuuluva osuus työajasta.
Täydentävä rahoitus: Mikäli projektille on myönnetty jatkoaikaa vuodelle 2013, on siitä toimitettava kirjallinen dokumentti projektipalveluihin taydentava.rahoitus(at)lists.oulu.fimailto:taydentava.rahoitus(at)lists.oulu.fi 10.1.2013 mennessä.