hei,
tiedoksenne, terv. juha
Juha Pohjonen, Development manager
Open University, Learning and Research Services
Box 7910, Fin-90014 University of Oulu, Finland
GSM +358-400-292 471, FAX +358-8-553 7386
juha.pohjonen(a)oulu.fi skype: juha_pohjonen
-----Alkuperäinen viesti-----
Lähettäjä: Sirkka Myllys
Lähetetty: 2. syyskuuta 2008 12:39
Vastaanottaja: Ritva Hämeenaho; Silja Saarijärvi; Juha Pohjonen
Aihe: VL: TIEDOKSI
Hei,
Tiedoksenne myös avoimeen Anna-Maijan saama viesti.
t. Sirkka
-----Alkuperäinen viesti-----
Lähettäjä: Anna-Maija Ylimaula
Lähetetty: 2. syyskuuta 2008 12:06
Vastaanottaja: Sirkka Myllys
Aihe: FW: TIEDOKSI
------ Forwarded Message
From: Ann London <Ann.London(a)oulu.fi>
Date: Tue, 2 Sep 2008 11:52:14 +0300
To: Jorma Korhonen <Jorma.Korhonen(a)oulu.fi>, Juha Kukkonen
<Juha.Kukkonen(a)oulu.fi>, Jukka Maamäki <Jukka.Maamaki(a)oulu.fi>, Mikko
Isohanni <Mikko.Isohanni(a)oulu.fi>, Pertti Tikkanen
<Pertti.Tikkanen(a)oulu.fi>, Sinikka Koivunen <Sinikka.Koivunen(a)oulu.fi>,
Anna-Maija Ylimaula <Anna-Maija.Ylimaula(a)oulu.fi>, Hanna-Marja Voipio
<Hanna-Marja.Voipio(a)oulu.fi>, Harry Anttila <Harry.Anttila(a)oulu.fi>, Janne
Remes <Janne.Remes(a)oulu.fi>, Juhani Suortti <Juhani.Suortti(a)oulu.fi>, Kari
laine <Kari.Laine(a)oulu.fi>, Päivi Kytömäki <Paivi.Kytomaki(a)oulu.fi>, Seppo J
Sivonen <Seppo.Sivonen(a)oulu.fi>, Tauno Turunen <Tauno.Turunen(a)oulu.fi>
Cc: Hannu Pietilä <Hannu.Pietila(a)oulu.fi>
Conversation: TIEDOKSI
Subject: TIEDOKSI
Hyvät hallintopäälliköt ja erillisten laitosten johtajat
Yliopisto lakkaa olemasta valtion virasto 1.1.2010. Tämä aiheuttaa
arkistotoimessa muutoksi. Arkistot "katkaistaan", asiakirjasarjat päätetään
ja uuden hallintomallin mukaiset asiakirjasarjat aloitetaan. Kun uudesta
hallintomallista ei ole vielä tietoa niin ei myöskään vielä tiedetä
millaisia uusia asiakirjasarjoja syntyy.
Käytännössä ei varmaankaan tapahdu tässä kohdin kovinkaan mullistavaa.
Otetaan vaan käyttöön uudet mapit ja kirjoitetaan niiden päälle
mahdollisesti uusi teksti. Ajatuksellisesti asia on kuitenkin iso ja
aiheuttaa jo syntyneiden arkistojen osalta töitä.
Koko viidenkymmenen vuoden aikana syntynyt arkisto pitäisi viimeistään nyt
laittaa kuntoon. Ja yli 10 vuotta vanhat ja pysyvästi tai hyvin pitkään
säilytettävät asiakirjat pitää siirtää yliopiston keskusarkistoon.
Poikkeuksena tästä ovat tietenkin sellaiset asiakirjat, joita toiminnassa
koko ajan tarvitaan kuten esimerkiksi opiskelijoiden opintosuoritukset.
Viimeiset kolme vuotta on asiakirjoja jo siirrettykin keskusarkistoon, mm.
tiedekuntaneuvostojen pöytäkirjoja ja erillisten laitosten johtokuntien
pöytäkirjoja. Tänä vuonna on vuorossa ollut HuTK:n ja LTK:n laitosten
laitosneuvostojen pöytäkirjat. Ja loppujen tiedekuntien vastaavat asiakirjat
on tarkoitus saada siirrettyä ensi kesään mennessä. Näistä asioista on
järjestetty tiedotus- ja koulutustilaisuuksia ja tullaan edelleenkin
järjestämään. 16.10. järjestetään kaikille yhteinen tilaisuus, johon
puhujaksi on lupautunut maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki. Asiasta tulee
ilmoitus myöhemmin, mutta voitte jo nyt merkitä tilaisuuden
ajanhallintajärjestelmäänne.
HALUAN LISÄKSI KIINNITTÄÄ HUOMIOTANNE KAHTEEN TÄRKEÄÄN ASIAAN.
Viime keväänä 15.4. jaettiin suuressa jakelussa PROJEKTIN ASIAKIRJOJEN
KÄSITTELY- JA ARKISTOINTIOHJE. Se on todella tarkoitettu noudatettavaksi.
Suosittelen lämpimästi, että tutustutte siihen, sillä siinä valaistaan
muutamia arkistointiin liittyviä periaatteellisia kysymyksiä, joita ei ehkä
muussa yhteydessä tule riittävästi esiin.
Toinen merkittävä lisä arkistointiasioihin on pari viikkoa sitten jokaiselle
laitokselle jaettu kolmeen osaan taitettu lehtinen nimeltään ARKISTOINTIAPU.
Se on tarkoitettu yliopistolta pois lähteville, sekä eläkkeelle siirtyville
että muuten pois lähteville. Se on tarkoitettu sekä professoreille,
tutkijoille, opettajille että hallintohekilökunnalle. ESITTEITÄ SAA LISÄÄ
kirjaamosta. Esitteeseen pitäisi tutustua jo hyvissä ajoin ennen
yliopistolta lähtemistä.
Toivon, että te yllä mainitut päälliköt ja johtajat huolehditte siitä, että
nämä kaksi tänä vuonna ilmestynyttä ohjetta ovat yksiköissänne ja
alaisissanne yksiköissä käytettävissä ja käytössä. Mikäli teillä on sisäisiä
henkilökuntatilaisuuksia, joissa haluatte minun kertovan arkistotoimen
tulevaisuudesta, niin olen mielelläni käytettävissä.
Arkistollisin terveisin
Annu
Ann London
Suunnittelija
Asiakirjahallinto
8 ASHA
HR 201
Puh. (553) 4100 tai 040-5652771
Fax. (08-553) 4112
------ End of Forwarded Message
