Hei, tässäpä kaikille tietoa tulevasta arkistoinnista.
t. Silja
-----Alkuperäinen viesti----- Lähettäjä: Ann London Lähetetty: 13. tammikuuta 2009 13:20 Vastaanottaja: Anne Vainionpää; Anneli Heikkinen; Anssi Käyrä; Arja Alin; Jaana Orava; Johannes Kultima; Liisa Puijola; Päivi Huhtala; Raija Kivelä; Ritva Hämeenaho; Seppo J. Sivonen; Silja Saarijärvi; Sirkka Myllys; Sirpa Annanperä; Taina Lehtonurmi; Vuokko Tolonen-Junttila Aihe: Arkistoasiaa
Hyvät arkistovastuuhenkilöt (tämä postituslista on jaettu osiin)
Hyvää tätä vuotta. Tämä vuosi tuleekin olemaan melko työntäyteinen arkiston kannalta. Kun yliopisto muuttuu julkisoikeudelliseksi yhteisöksi eikä ole enää valtion virasto, niin kaikki yliopiston arkistot katkaistaan. Tämä merkitsee käytännössä sitä, että kaikki asiakirjasarjat päätetään eli mapit "suljetaan". Vuoden 2010 alusta aloitetaan uusi arkistonmuodostus eli kaikki asiakirjasarjat aloitetaan alusta ja "avataan uudet mapit".
Lähiarkistoihin jää vuoden 2010 alusta alkaen vain alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Kaikki pitkään tai pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon ja hävitettäväksi määrätyt asiakirjat hävitetään. Opintosuorituksiin liittyvät asiakirjat jäävät kuitenkin yksiköihin niin kuin ennenkin.
Tulen kiertämään kevään aikana tiedekuntia ja laitoksia ja muita yksiköitä ja tiedottamaan asiasta sekä antamaan käytännön ohjeita asioiden hoitamiseksi. Teidän tehtävänne on tässä vaiheessa henkisesti valmistautua melko suureen työmäärään sekä informoida esimiehiänne siitä, mitä on tulossa. Minä jaan tietoa myös esimiehille, mutta parempi olisi kun tekin kertoisitte heille ihan konkreettisesti mitä arkiston järjestäminen ja siirtäminen tarkoittaa työmääränä.
Tässä yhteydessä painotan erityisesti sitä seikkaa, että KESKUSARKISTO EI OTA VASTAAN JÄRJESTÄMÄTÖNTÄ ARKISTOA. Meillä ei ole mitään mahdollisuutta järjestää yksiköiden arkistoja, ei henkilökuntaa eikä tietoa teidän asiakirjoistanne. Kunkin yksikön on itse järjestettävä asiakirjansa.
Olen nyt viikon verran järjestänyt koemielessä yhden yksikön vanhaa arkistoa ja sen tiimoilta annan jo nyt muutaman tosi merkittävän ohjeen. 1. Lehtileikkeet eivät kuulu arkistoon. 2. Julkaisut eivät kuulu arkistoon. (Yksikön vuosikertomusjulkaisu on poikkeus.) 3. Asiakirjoja, joiden säilytysaika on yli 10 vuotta ei saa alkujaankaan säilyttää muovitaskussa. Arkistokappaleisiin saa tehdä reiät mapissa säilyttämistä varten. 4. On turha laittaa asiakirjoja arkistokoteloihin, jos samalla ei poisteta muovitaskuja, klemmareita, kuminauhoja ja tarralappuja yms. Joku saattaa vielä luulla, että arkisto on järjestetty, kun asiakirjat ovat arkistokoteloissa. Näin ei suinkaan ole laita. 5. Jos lähiarkistossa on jo eläkkeelle lähteneen professorin tai jonkun muun henkilökohtaisia asiakirjoja, niin ko. henkilöä pyydetään noutamaan pois omansa. Tai jos ne pyydetään postittamaan, niin silloin ko. henkilön laskuun ei yliopiston. Asiakirjat ovat painavia ja niiden postittaminen kallista. Jos henkilö ei halua omiaan, niin ne hävitetään. Sama pätee jos henkilöä ei lainkaan tavoiteta. Missään tapauksessa tällaisia epämääräisiä paperikasoja ei toimiteta keskusarkistoon.
Jos olette epävarmoja siitä miten menetellä joidenkin asiakirjajäämistöjen suhteen, niin ottakaa yhteyttä minuun. Tulen paikan päälle katsomaan, minkälaisita asiakirjoista on kyse ja annan ohjeet miten niiden kanssa toimitaan. Vaikka AMS (arkistonmuodostussuunnitelma),joka on verkossa, ei ole ihan ajantasalla, niin siitä kannattaa kuitenkin katsoa asiakirjojen säilytysaikoja. Siitä näkee myös millä yksiköllä on arkistointivastuu. On ihan tarpeetonta, että useampi yksikkö säilyttää samoja asiakirjoja.
Hyvät ystävät. Uskokaa minua, ja miksi ette uskoisi. Tämä arkistointityö tulee vaatimaan paljon aikaa ja voimia. Pidetään yhteyttä ja tavataan Annu
Ann London Suunnittelija Oulun yliopiston vastuunalainen arkistonhoitaja Asiakirjahallinto 8 ASHA HR 201 Puh. (553) 4100 tai 040-5652771 Fax. (08-553) 4112