Huomasittehan lomalle jäävien muistilistan – terv. Juha ;-)

SUURI JAKELU
13.6.2012
Hallintopalvelut

Lomalle jäävän muistilista

Kaikki

• Säännöllisen työajan piirissä olevat hakevat lomapäivät ESS-järjestelmästä hyvissä ajoin etukäteen https://portti.certia.fi/ (Personec ESS -välilehti)
• Lomasta ilmoitus puhelunvälitykseen
  • Lähettämällä puhelimella tekstiviesti numeroon 15259
  • Viesti on määrämuotoinen:

1) Yrityskohtainen tunnisteenne YLIOP
2) Poissaolon syy LOMA
3) Päivämäärä alku-loppu (ddmmyyyy-ddmmyyyy)
4) Kellonaika alku-loppu (hhmm-hhmm)
5) Vapaamuotoinen teksti esim. sijaisesta
Esimerkiksi YLIOP LOMA 01052010-14052010 0800-1800 sijaisena Viivi Vastaaja

• Työstävapautushakemukset, matkapyynnöt ja matkalaskut on tehtävä mahdollisimman hyvissä ajoin, koska lomakautena käsittelyssä voi olla viivettä: https://portti.certia.fi/
• Erityisesti ennakkoa sisältävät matkapyynnöt on esitettävä hyvissä ajoin ennen matkalle lähtöä. Suositeltavinta on kuitenkin käyttää yliopiston luottokorttia esim. konferenssien osallistumismaksujen maksamiseen.
• Puhelut tulee kääntää vastaajaan tai sijaiselle.
  • Tästä julkaistaan ohje myöhemmin.
• Sähköpostiin on laitettava poissaoloviesti ja mielellään sijaisen nimi.
• Työhuoneen oveen on myös hyvä laittaa lappu, milloin palaa.
• Paperipostin käsittelystä on syytä sopia sijaisen kanssa.
• Kokonaistyöajassa olevien tulee ilmoittaa paluuaika oman tiedekunnan/erillislaitoksen hallintoon, koska loma-aikoja ei ole mahdollista nähdä järjestelmistä.
• Sulje kaikki sähkölaitteet, tietokone ja sammuta valot – Säästä energiaa.
• Jos huoneessasi on huonekohtainen jäähdytys, kytke se pois tai vähennä tehoja – Säästä energiaa.
• Jos huoneessasi on sälekaihtimet, säädä ne pienemmälle tai sulje ne – Vähennä auringon lämpökuormaa ja jäähdytyksen tarvetta.
• Tyhjennä tai järjestele työpöytä ja poista ylimääräiset tavarat ja paperit – Helpota siivousta.

Rondo-laskujen käsittelijät

• Rondon ostolaskut ja muistiot on hyväksyttävä ennen kesälomalle lähtöä: https://yrondo.tieto.fi/rondor8-gui
• Loma ajaksi on sovittava ja asetettava Rondoon sijainen, ohje tähän löytyy Rondoon kirjautuneena seuraavasti: Tietoja/Käyttöohjeet/Yleistä (Kohta 4.3 (sivu 41))
• Mikäli laskujen hyväksymistä ei loman aikana voida sijaisjärjestelyin hoitaa, on laskujen kertymistä tarkkailtava Rondossa.

Matkalaskujen ja työstävapautuslomakkeiden käsittelijät

• Matkapyynnöt ja -laskut sekä työstävapautushakemukset on hyväksyttävä ennen kesälomalle lähtöä, osoite: https://portti.certia.fi/
• Kesälomien ajaksi on sovittava ja asettava itselle sijainen käsittelemään matkalaskuja ja lomakkeita.
  • Sijaisen asettamisohjeet löytyvät Certian ohjepankista https://ohjepankki.certia.fi.
  • Flash-ohje sijaisen asettamiseksi löytyy suoraan tästä linkistä (valitse automaattisen toiston opas).
  • Flash-ohje sijaisen aktivoimiseksi löytyy suoraan tästä linkistä (valitse automaattisen toiston opas).
• Tarvittaessa SAP-järjestelmään voi kuitenkin kirjautua yliopiston ulkopuolelta vahvasti todennetun (SMS tai SecurId) vpn-yhteyden ja etätyöpöydän kautta.

Lomien hyväksyjät

• Lomahakemukset on hyväksyttävä ennen kesälomalle jäämistä: https://portti.certia.fi/ (työntekijän työpöytä -> Personec ESS)
• Jokaisen esimiehen sijaiseksi on kiinnitetty hänen oma esimiehensä. Jos tämä ei kuitenkaan voi toimia sijaisena samanaikaisen loman vuoksi, esimies voi kiinnittää itselleen sijaiseksesi toisen esimiehen. Sijainen kiinnitetään ikkunassa Henkilöstön tiedot -> Valitse toiminto -> Sijaisen kiinnitys (ohje).

SoleTM-hyväksyjät

• SoleTM-tunnit on hyväksyttävä seuraavasti: kesäkuun tunnit 5.7. mennessä, heinäkuun tunnit 3.8. mennessä.
• SoleTM:ssä ei sijaista voi asettaa. SoleTM:ssä voi olla useita henkilöitä samoilla oikeuksilla, jolloin esimerkiksi laitoksen johtajan pitää sopia varajohtajan tai muun SoleTM:n käyttöön oikeutetun sijaisen kanssa, että tämän hyväksyy työaikakirjaukset.

Sopimusten allekirjoittajat

· Allekirjoitettavien sopimusten osalta tulee sopia sijaisjärjestelystä.

Juha Pohjonen, Development manager

Open University, Extension School

Box 7910, Fin-90014 University of Oulu, Finland

GSM +358-400-292 471, FAX +358-8-553 7386

juha.pohjonen@oulu.fi skype: juha_pohjonen