hei,

tiedoksenne, terv. juha

Juha Pohjonen, Development manager Open University, Learning and Research Services Box 7910, Fin-90014 University of Oulu, Finland GSM +358-400-292 471, FAX +358-8-553 7386 juha.pohjonen@oulu.fi skype: juha_pohjonen

-----Alkuperäinen viesti----- Lähettäjä: Sirkka Myllys Lähetetty: 2. syyskuuta 2008 12:39 Vastaanottaja: Ritva Hämeenaho; Silja Saarijärvi; Juha Pohjonen Aihe: VL: TIEDOKSI

Hei,

Tiedoksenne myös avoimeen Anna-Maijan saama viesti. t. Sirkka

-----Alkuperäinen viesti----- Lähettäjä: Anna-Maija Ylimaula Lähetetty: 2. syyskuuta 2008 12:06 Vastaanottaja: Sirkka Myllys Aihe: FW: TIEDOKSI

------ Forwarded Message From: Ann London Ann.London@oulu.fi Date: Tue, 2 Sep 2008 11:52:14 +0300 To: Jorma Korhonen Jorma.Korhonen@oulu.fi, Juha Kukkonen Juha.Kukkonen@oulu.fi, Jukka Maamäki Jukka.Maamaki@oulu.fi, Mikko Isohanni Mikko.Isohanni@oulu.fi, Pertti Tikkanen Pertti.Tikkanen@oulu.fi, Sinikka Koivunen Sinikka.Koivunen@oulu.fi, Anna-Maija Ylimaula Anna-Maija.Ylimaula@oulu.fi, Hanna-Marja Voipio Hanna-Marja.Voipio@oulu.fi, Harry Anttila Harry.Anttila@oulu.fi, Janne Remes Janne.Remes@oulu.fi, Juhani Suortti Juhani.Suortti@oulu.fi, Kari laine Kari.Laine@oulu.fi, Päivi Kytömäki Paivi.Kytomaki@oulu.fi, Seppo J Sivonen Seppo.Sivonen@oulu.fi, Tauno Turunen Tauno.Turunen@oulu.fi Cc: Hannu Pietilä Hannu.Pietila@oulu.fi Conversation: TIEDOKSI Subject: TIEDOKSI

Hyvät hallintopäälliköt ja erillisten laitosten johtajat

Yliopisto lakkaa olemasta valtion virasto 1.1.2010. Tämä aiheuttaa arkistotoimessa muutoksi. Arkistot "katkaistaan", asiakirjasarjat päätetään ja uuden hallintomallin mukaiset asiakirjasarjat aloitetaan. Kun uudesta hallintomallista ei ole vielä tietoa niin ei myöskään vielä tiedetä millaisia uusia asiakirjasarjoja syntyy. Käytännössä ei varmaankaan tapahdu tässä kohdin kovinkaan mullistavaa. Otetaan vaan käyttöön uudet mapit ja kirjoitetaan niiden päälle mahdollisesti uusi teksti. Ajatuksellisesti asia on kuitenkin iso ja aiheuttaa jo syntyneiden arkistojen osalta töitä. Koko viidenkymmenen vuoden aikana syntynyt arkisto pitäisi viimeistään nyt laittaa kuntoon. Ja yli 10 vuotta vanhat ja pysyvästi tai hyvin pitkään säilytettävät asiakirjat pitää siirtää yliopiston keskusarkistoon. Poikkeuksena tästä ovat tietenkin sellaiset asiakirjat, joita toiminnassa koko ajan tarvitaan kuten esimerkiksi opiskelijoiden opintosuoritukset.

Viimeiset kolme vuotta on asiakirjoja jo siirrettykin keskusarkistoon, mm. tiedekuntaneuvostojen pöytäkirjoja ja erillisten laitosten johtokuntien pöytäkirjoja. Tänä vuonna on vuorossa ollut HuTK:n ja LTK:n laitosten laitosneuvostojen pöytäkirjat. Ja loppujen tiedekuntien vastaavat asiakirjat on tarkoitus saada siirrettyä ensi kesään mennessä. Näistä asioista on järjestetty tiedotus- ja koulutustilaisuuksia ja tullaan edelleenkin järjestämään. 16.10. järjestetään kaikille yhteinen tilaisuus, johon puhujaksi on lupautunut maakunta-arkiston johtaja Vuokko Joki. Asiasta tulee ilmoitus myöhemmin, mutta voitte jo nyt merkitä tilaisuuden ajanhallintajärjestelmäänne.

HALUAN LISÄKSI KIINNITTÄÄ HUOMIOTANNE KAHTEEN TÄRKEÄÄN ASIAAN.

Viime keväänä 15.4. jaettiin suuressa jakelussa PROJEKTIN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY- JA ARKISTOINTIOHJE. Se on todella tarkoitettu noudatettavaksi. Suosittelen lämpimästi, että tutustutte siihen, sillä siinä valaistaan muutamia arkistointiin liittyviä periaatteellisia kysymyksiä, joita ei ehkä muussa yhteydessä tule riittävästi esiin.

Toinen merkittävä lisä arkistointiasioihin on pari viikkoa sitten jokaiselle laitokselle jaettu kolmeen osaan taitettu lehtinen nimeltään ARKISTOINTIAPU. Se on tarkoitettu yliopistolta pois lähteville, sekä eläkkeelle siirtyville että muuten pois lähteville. Se on tarkoitettu sekä professoreille, tutkijoille, opettajille että hallintohekilökunnalle. ESITTEITÄ SAA LISÄÄ kirjaamosta. Esitteeseen pitäisi tutustua jo hyvissä ajoin ennen yliopistolta lähtemistä.

Toivon, että te yllä mainitut päälliköt ja johtajat huolehditte siitä, että nämä kaksi tänä vuonna ilmestynyttä ohjetta ovat yksiköissänne ja alaisissanne yksiköissä käytettävissä ja käytössä. Mikäli teillä on sisäisiä henkilökuntatilaisuuksia, joissa haluatte minun kertovan arkistotoimen tulevaisuudesta, niin olen mielelläni käytettävissä.

Arkistollisin terveisin Annu

Ann London Suunnittelija Asiakirjahallinto 8 ASHA HR 201 Puh. (553) 4100 tai 040-5652771 Fax. (08-553) 4112

------ End of Forwarded Message