Hei,

Oheinen viesti tiedoksi kamreeriltamme.

Terkuin Aino

Oulun yliopisto siirtyy Arean matkatilin käyttöön 1.12.2008 lukien. Matkatilin käytön myötä mm. lentoliput siirtyvät suoraan Traveliin asianomaisen matkustajan matkaennakoksi ja tämä vähentää samalla Rondossa käsiteltävien laskujen määrää. Matkavaraukset tehdään jatkossa aina Arean kautta. Hansel-hintaisia lentolippuja saa ainoastaan Arean kautta varattaessa. Lentolippuja ei saa varata suoraan lentoyhtiöiltä. Lentojen varauksessa voi käyttää perinteisten matkatoimistopalveluiden (puhelin, sähköposti) lisäksi Arean Online-varauskanavaa.

Talouspalveluissa on alkuviikosta muutettu matkasihteereiden käyttöoikeuksia, jonka vuoksi olette saaneet alkuviikosta sähköposteihinne "Profile update"-viestin Arealta "TÄMÄ ON ONLINE-VARAUSVAHVISTUS. TÄMÄ EI OLE LENTOLIPPU/MATKADOKUMENTTI..." Viestissä näkyy, mitä tietoja järjestelmään profiilista on tallennettu. Matkustajalle tulee kyseinen viesti aina, kun profiili perustetaan järjestelmään ja kun profiilin tietoja muutetaan.

Käyttäjätunnuksena on Koivun-käyttäjätunnus. Kun olette saaneet Talouspalveluista salasanan, tarkistakaa omat tietonne ja muuttakaa/täydentäkää niitä tarvittaessa (mm. puhelinnumerot ja yksikön nimi/osoitetiedot). Ensimmäisellä kerralla salasana tulee vaihtaa ja hyväksyä Arean salassapitolauseke.

Talouspalveluiden sivuille on päivitetty uuden käyttäjäprofiilin mukaiset ohjeet Arean Online-varauspalveluun matkasihteereille. Voitte hävittää aiemmat ohjeet. Matkustajan profiilin perustamista varten tarvitsette "Community Passkeyn", jonka saatte puhelimitse talouspalveluista (Hilkka Tienhaara p.4132 ja Heidi Paloma p.4139).

Profiilia luotaessa Online-järjestelmään tulee tallentaa vähintään seuraavat tiedot: - Etunimi ja sukunimi (passissa oleva nimi) - Käyttäjätunnus (koivun tunnus) - Matkapuhelin ja työpuhelin (+358...) - Ensisijainen sähköpostiosoite (@-oulu.fi -osoite) - Kielen valinta (suomi/englanti) - Sukupuoli - Osoite 1: täydennettävä yrityksen nimeen yksikkö sekä yksikön osoite - Henkilönumero (7-merkkinen, myös etunollat on laitettava esim. 0123456). Henkilönumero löytyy Travelista.

Kirjautumisosoite löytyy talouspalveluiden www-sivuilta http://www.oulu.fi/hallinto/intra/talous/Talousp_2007/Dokumentit/Travel.htm -> Matkustaminen/Travel -> Muut sähköiset palvelut -> Arean Online-varauspalvelu (Arean sivuille) .

Oulun Yliopiston ohje matkasihteereille profiilien luomisesta Arean Online-varauspalveluun: Matkustaminen/Travel -> Muut sähköiset palvelut -> Ohjeet Arean Online-varauspalveluun (matkasihteeri)

Lentojen ja hotellien suunnitteluun ja varaamiseen liittyvä ohje: Matkustaminen/Travel -> Muut sähköiset palvelut -> Ohjeet Arean Online-varauspalveluun (matkustaja)

Henkilön työ/palvelussuhteen päättyessä yliopistoon, matkasihteerin tulee ilmoittaa tästä talouspalveluihin pääkäyttäjälle sähköpostilla osoitteeseen travel@oulu.fi. Pääkäyttäjä poistaa matkustajan käyttöoikeudet Arean Online-varauspalveluun. Käyttöoikeuden poistamisen jälkeen matkustajalle ei voi enää varata matkoja.

******************************************* Heidi Paloma kamreeri Oulun yliopisto PL 8000, Pentti Kaiteran katu 1 90014 OULUN YLIOPISTO puh. (08) 553 4139 *******************************************

_______________________________________________ Matkasihteerit mailing list Matkasihteerit@lists.oulu.fi http://lists.oulu.fi/mailman/listinfo/matkasihteerit