LASKUJEN ASIATARKASTAJAT JA HYVÄKSYJÄT
Ohessa vuodenvaihteen tilinpäätösaikataulua. Menolaskujen pitää olla
taloustoimistossa skannattavina 9.12., jotta ehtivät tämän vuoden
kirjanpitoon.
Varsinkin jos teillä on päättyviä projekteja, huomioikaa tilauksia
tehdessä, että laskut ehtivät ajoissa.
Terv. Sisko
-------------------------------------
TILINPÄÄTÖKSEN AIKATAULU 2005
Vuoden 2004 talousarvioasetuksen muutoksesta johtuen vuoden 2005 on
ensimmäinen tilinpäätös, joka on laadittava ja hyväksyttävä viimeistään
varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15. päivänä. Tästä johtuen
yliopiston hallituksen on hyväksyttävä toimintakertomus ennen 15.3.2006.
Tilinpäätöslaskelmat ja niiden liitteet on vastaavasti toimitettava
valtiokonttoriin 15.2.2006 mennessä. Kahden viikon kiriminen näkyy
tiukentuneessa aikataulussa ja siinä että tulemme pitämään kiinni
annetuista aikatauluista, jotta saamme tilinpäätöksen valmiiksi määrätyn
aikataulun puitteissa.
TULOLASKUTUS
Vuodelle 2005 kuuluvat tulot tulee laskuttaa 5.1.2006 mennessä. Tiedoksi
laskutettaessa 31.12. päivän palkkoja, että ne näkyvät kirjanpidossa
viimeistään 30.12.2005.
Tämä aikataulu koskee kaikkia laskutettavia eriä kuten esim. Tekesiä,
huolimatta siitä, että Tekes on antanut omat laskutusaikataulunsa. Sen
jälkeen AdeEkon laskutustoiminto vuodelle 2005 ei ole enää yksiköiden
käytettävissä.
Shekit on toimitettava välittömästi talouspalveluihin, jotta ne ennätetään
lunastaa ja kirjata tuloksi annetun määräajan puitteissa.
Samalla laskulla laskutetaan ainoastaan samaan vuoteen kohdistuvat
saatavat. Tuloja koskevat oikaisut toimitettava myyntireskontraan myös
5.1.2006 mennessä.
Käteiskassa
Käteiskassatulot on tuloutettava yliopiston tulotilille vuoden 2005 aikana.
Yksiköt, jotka käyttävät palvelukassaa, tekevät viimeisen tilityksen
vuodesta 2005 viimeistään 2.1.2006 käyttäen tilityksessä 31.12.2005
päivämäärää.
MENOLASKUT
Laskut tulee lähettää talouspalveluihin skannattavaksi 9.12.2005 mennessä.
Kaikki vuoden 2005 laskut myös verkkolaskuina (Elma) tulleet laskut tullaan
reitittämään yksikköön 19.12.2005 mennessä. Laskut tulee yksiköissä
tiliöidä, asiatarkastaa ja hyväksyä 31.12.2005 mennessä.
Hankinnat tulee tehdä ennen joulukuuta, jotta laskun kierto ennättää
tapahtua yllä mainittuna aikana. Lisäksi on huomioitava, että liian lähellä
vuodenvaihdetta tehtävien tilauksien toimitukset eivät välttämättä ennätä
ennen vuodenvaihdetta ja näin ne tulevat kirjattavaksi seuraavan vuoden
talousarviotilille ja tulevat vuoden 2006 kirjanpitoon.
Huomioikaa tilinpäätösaikataulu, kun suunnittelette joululomia niin, ettei
laskujen kierto turhaan viivästy mahdollisten lomien vuoksi.
Käyttöomaisuushankinnat (veroton hinta yli 1 000 ) on vietävä
käyttöomaisuusjärjestelmään (YKÄ) 20.12.2005 mennessä. Tämä menettely
siksi, että vuoden 2005 käyttöomaisuus ennätetään täsmäyttää ennen
tilinpäätöstä.
Vuoden 2005 matkoja varten otettuja matkaennakoita koskevat matkalaskut on
pyrittävä saamaan vuoden 2005 kirjanpitoon, vaikka matkasta ei olisi vielä
kulunut kahta kuukautta. Yksiköiden tulee tarkastaa, että kaikki vuoden
2005 aikana käytetyt MultiFlyE sarjaliput ovat kirjanpidossa ja liikaa
maksetut matkaennakot on laskutettu.
Travel-matkahallintajärjestelmää käytettäessä tulee matkalaskut tehdä
erikseen vuoden 2005 kustannuksista ja erikseen 2006 kustannuksista, vaikka
kyseessä olisi yksi ja sama matka.
Pankinkulut kirjataan 2006 vuoden puolella yksikön toimintarahalle
(proj.7003), riippumatta siitä, miltä projektilta alkuperäinen meno on
maksettu, jotta nämä kulut eivät muuttaisi projektien määrärahatilannetta.
Kelan palautuksista tuloutetaan vuodelle 2005 ne, jotka ovat tulleet ennen
5.1.06 ja sen jälkeen tulleet palautukset tuloutetaan vuodelle 2006.
Mikäli maksetaan vuodelle 2006 kuuluva meno vuoden 2005 puolella, se on
käsiteltävä ennakkona. Sama lasku voi sisältää myös seuraavaan vuoteen
kohdistuvia eriä. Vuodenvaihteessa 2005-2006 ovat voimassa normaalit
kohdentamis- ja jaksottamissäännökset. Kirjausesimerkit ovat tämän ohjeen
lopussa. Lisätietoja voi kysyä Soili Vuotilalta p. 4148.
Menokirjauksia koskevat oikaisut tulee toimittaa talouspalveluihin
22.12.2005 mennessä.
Sisäinen laskutus
Yliopiston sisäisen laskutuksen laskutuskausi katkaistaan 30.11.2005.
Sisäiset saatavat on laskutettava 9.12.2005 mennessä. Koska tulokirjausta
vastaava veloitus on oltava myös vuoden 2005 kirjanpidossa, on yksiköiden
maksettava sisäiset laskut 16.12.2005 mennessä. AdeEkon sisäisen
laskutuksen toiminnot eivät ole enää yksiköiden käytössä 9.12.2005 jälkeen.
Timmi-, vierashuone- ja autojen käytöt laskutetaan vuoden 2005 loppuun asti.
Joulukuun sisäiset saatavat laskutetaan vuoden 2006 puolella. Seuraavina
vuosina laskutus katkaistaan myös marraskuun lopussa. Sisäiset tulot
siirtyvät seuraavalle vuodelle.
Huomioikaa, ettei sisäistä laskutusta käytetä menojen siirtämiseen eri
projekteille vaan näissä tapauksissa tulee tehdä oikaisutosite niin, että
todelliset alkuperäiset menokirjaukset näkyvät lopullisen projektin
oikeilla lkp-tileillä.
Palkkaoikaisut
Viimeisen päivän palkkoja (31.12.2005) koskevat raportit pitäisi olla
tulostettavissa kirjanpidosta 30.12.2005 (kirjauspäivämäärä 31.12.2005).
Mikäli joulukuussa maksettavia palkkoja on oikaistava, niin niitä koskevat
oikaisut voidaan tehdä AdeEkon kautta 3.1.2006 mennessä. Aikaisemmin
maksettujen palkkojen korjaukset on tehtävä henkilötietojärjestelmän kautta
annetun aikataulun mukaisesti.
Varaus
Varauksen voi tehdä menoista, jotka maksetaan1-, 2- ja 8-alkuisilta
projekteilta. Näissä tapauksissa tulee olla yhteydessä talouspalveluun Olli
Ahoseen.
