NEW TRAVEL GUIDELINE IN EFFECT FROM 1ST OF MARCH 2023
Here are some highlights for the new travel guidelines:
- The travel claim must be submitted no later than two months after the end of the trip. If the claim
is returned to the traveller for correction and the traveller returns the claim after the deadline of two
months from when the claim was returned, they lose their entitlement to daily allowances. If the
traveller has not made the requested corrections to the returned travel claim (e.g. added missing
receipts), the claim is not returned a second time, but instead the expenses in question are
removed from the claim. Travellers may make a new expense claim for these unreimbursed
expenses.
- Reimbursement of costs always requires an approved agreement on working abroad. The
agreement on working abroad will be completed before the work begins and approved in the
Mepco HR system. In addition, the traveller must submit a travel request to SAP Travel before
the agreement is approved. As part of the process for approving travel requests and work
abroad, decisions are made on the payment of daily allowances and the maximum
reimbursement limits for travel and rental costs. Decisions are also made about which other
tax-exempt costs can be reimbursed. Travel requests for assignments must always be shared
with the travel team. This is done by sending a message about the assignment-related travel
request to matkat@oulu.fi immediately after the request has been submitted to the system.
- Reimbursement can be paid for the costs of travelling to the destination on the previous evening and
spending the night there in cases where a morning connection would be unreasonably early (leaving
from home before 6.00). The need for this must be documented in the travel request/claim. When
travelling to the destination by train on the previous evening, accommodation costs can be
reimbursed and daily allowances provided from the start of the journey.
- Meetings must last for the whole working day in order for the expenses to be covered. For short,
individual meetings that last only a few hours, the university recommends remote participation.
There may be several meetings taking place on a single day, and these must all be described in the
travel request/invoice in order for the expenses to be reimbursed.
- The costs of travel to and from the location where the extra travel time is spent are reimbursed
to the employee in accordance with actual costs if the extra travel time has been spent at the
work travel destination before the start of the work tasks or the employee returns from the work
travel destination after the extra travel time. On the other hand, if a person travels from a work
travel destination to a place other than the employee’s home or actual workplace (or vice versa),
this is considered private travel and the costs are not reimbursed by the university.
- With the exception of expenses for travelling to and from the location, no reimbursement is
provided for costs incurred during holidays, nor are daily allowances paid. It is not permitted to
regularly combine holidays with work travel. Furthermore, combining holidays with work travel
must not result in additional flight costs. The flight price comparison obtained from the university
travel agency must be attached to the travel claim. If no price comparison was made for the
flights prior to the trip, only half of the costs are reimbursed.
- If the journey is paid for by a party other than the University of Oulu, the tickets may not, as a
rule, be charged to the University of Oulu, but rather the traveller must either pay them
themselves or request the travel agency to invoice directly the party that is paying for the trip.
Pass-through invoicing can only be used with the permission of the Chief Financial Officer. If
pass-through invoicing is used, a notification of this must be sent before the trip to
matkat@oulu.fi. If permission is not first obtained from the Chief Financial Officer, the costs have
to be paid by the unit in question.
https://patio.oulu.fi/en/university/rules-and-regulations/travel-guidelines
https://patio.oulu.fi/en/news/new-travel-guideline-effect-1st-march-2023
UUSI MATKUSTUSOHJE VOIMAAN 1.3.2023
Alla muutamia nostoja uudesta matkustusohjeesta:
- Matkalasku on tehtävä kahden kuukauden kuluttua matkan päättymisestä. Jos lasku palautetaan
korjattavaksi matkustajalle ja hän palauttaa laskun kahden kuukauden määräajan päättymisen
jälkeen, niin myös silloin oikeus päivärahoihin menetetään. Jos matkustaja ei ole tehnyt pyydettäviä
korjauksia palautetulle matkalaskulle (esim. lisännyt puuttuvia kuitteja), laskua ei palauteta toista
kertaa, vaan kulut poistetaan laskulta. Matkustaja voi tehdä näistä korvaamatta jääneistä kuluista
uuden kululaskun.
- Komennusmatkojen (yli 31 vrk) kustannusten korvaaminen edellyttää aina hyväksyttyä sopimusta
ulkomailla työskentelystä. Sopimus ulkomailla työskentelystä täytetään ennen työskentelyn
aloittamista ja hyväksytään henkilöstöjärjestelmä Mepcon kautta. Lisäksi ennen sopimuksen
hyväksymistä matkustajan tulee tehdä matkapyyntö SAP Traveliin. Matkapyynnön ja sopimuksen
ulkomailla työskentelyn hyväksymisen yhteydessä päätetään päivärahojen maksamisesta sekä
matka- ja vuokrakustannusten enimmäiskorvausrajoista. Lisäksi päätetään, mitä muita verovapaita
kustannuksia voidaan korvata. Matkapyyntö komennusmatkoista tulee aina kierrättää
matkatiimillä ja tämä tapahtuu lähettämällä komennusmatkaan liittyvästä matkapyynnöstä
viestiä osoitteeseen matkat@oulu.fi heti sen jälkeen, kun matkapyyntö on järjestelmään tehty.
- Edellisenä iltana matkakohteeseen matkustaminen ja majoituskulut ovat hyväksyttäviä
kustannuksia myös kotimaan matkoilla, jos aamuyhteys on kohtuuttoman aikaisin (kotoa
lähteminen tapahtuisi ennen klo 6). Tämä tulee perustella matkapyynnöllä/-laskulla. Mikäli
työmatkakohteeseen matkustetaan junalla edellisenä iltana, niin niissä tapauksissa majoittuminen
ja päivärahat voidaan korvata matkan alkamisesta.
- Työmatkalla tapahtuvien tapaamisten tulee olla työpäivän mittaisia, jotta kulut hyväksytään.
Lyhyeen, muutaman tunnin, yksittäiseen palaveriin yliopisto suosittaa osallistumista etäyhteydellä.
Yhden päivän aikana voi olla useampi tapaaminen ja nämä tulee olla kuvattuna matkapyynnössä/-
laskulla, jotta kulut korvataan.
- Ylimääräiseen matka-aikaan ajoittuvien meno- ja paluumatkojen kustannukset korvataan
työntekijälle toteutuneiden kustannusten mukaisina, mikäli ylimääräinen matka-aika on vietetty
työmatkakohteessa ennen työtehtävien alkamista tai työntekijä palaa työmatkakohteesta
ylimääräisen matka-ajan jälkeen. Sen sijaan matkustaminen työmatkakohteesta muualle kuin
takaisin työntekijän varsinaiselle työpaikalle tai kotiin tai matkustaminen työmatkakohteeseen
muualta kuin työntekijän varsinaiselta työpaikalta tai kotoa työmatkakohteeseen on matkustajan
yksityistä matkustamista, josta aiheutuvia kuluja yliopisto ei korvaa.
- Loma-aikaan sijoittuvia matkustamisen kustannuksia ei meno- tai paluumatkasta aiheutuvia
kustannuksia lukuun ottamatta korvata eikä päivärahoja makseta lomapäiviltä. Loman
yhdistäminen työmatkaan ei voi olla säännöllistä. Loman yhdistämisestä työmatkaan ei saa tulla
ylimääräisiä kustannuksia myöskään lentojen osalta. Yliopiston matkatoimiston kautta saatu
hintavertailu lennoista oltava matkalaskun liitteenä. Ilman matkalaskulla olevaa ennen matkaa
tehtyä hintavertailua lennoista maksetaan puolet.
- Mikäli matkan maksaa joku muu kuin Oulun yliopisto, matkalippuja ei lähtökohtaisesti saa tilata
Oulun yliopiston laskuun, vaan ne on maksettava itse, tai pyydettävä matkatoimistoa laskuttamaan
suoraan matkan maksajaa. Läpilaskutusta voidaan käyttää ainoastaan talousjohtajan luvalla.
Ilmoitus läpilaskutuksesta tehdään ennen matkaa sähköpostitse matkat@oulu.fi. Ilman
talousjohtajan lupaa, kulut jäävät yksikön maksettaviksi
https://patio.oulu.fi/fi/yliopisto/toimintaa-ohjaavat-saadokset/matkustusohje
https://patio.oulu.fi/fi/uutiset/uusi-matkustusohje-voimaan-132023
Ystävällisin terveisin – Kind regards
Marjut Saastamoinen
Management Assistant
Faculty of Science
Oulun yliopisto | University of Oulu
Tel. +358 50 4700 675
PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO