The processing time for travel claims is currently about three weeks.
Processing is slowed down by:

claims can’t be processed due to missing attachments/explanations
increase in travel

You can find more information about the attachments and content requirements of the travel claims on the Traveling website (Attachments required for Travel Expense claim) and there you can find templates of CWT-receipt and e-ticket.

Before you send your travel claim to Matkat 1, please check that the claim has all the necessary attachments!

About processing travel claims:

Travel claims are processed in order of arrival
If the project is coming to an end, please send a separate request for travel claim processing to matkat@oulu.fi
Add the passenger's name and information about the travel to which the request applies to your request
Information added to the travel claim will not be visible to the team until the claim is being processed

About making travel claims:

Add only the expenses you have paid yourself on the travel claim.
If, for example, the participation fee has already been paid, the cost will not be added to the travel claim. A mention in the notes is enough.
The travel claim must have information on how the travel was made (by rental car, with a colleague (name to be mentioned), shared transportation, etc.).
If the meals mentioned in the program are at your own expense, write that in the notes.

Attachments of the travel expense claim

Tärkeää tietoa matkalaskuista

Matkalaskujen käsittelyaika on tällä hetkellä noin kolme viikkoa.
Käsittelyä hidastaa:

laskujen toistuva palauttaminen puuttuvien liitteiden/selvitysten vuoksi
matkustamisen lisääntyminen

Matkalaskun liitteistä ja sisältövaatimuksista löytyy lisätietoja Matkustaminen-sivustolta (Matkalaskun liitteet), jotka matkalaskuilta usein puuttuvat .

Tarkistathan ennen kuin lähetät laskusi Matkat 1:lle että laskulla on kaikki tarvittavat liitteet!

Käsittelystä:

Matkalaskut käsitellään saapumisjärjestyksessä
Mikäli projekti on päättymässä, niin laitathan laskun käsittelystä erillisen pyynnön matkat@oulu.fi
Pyyntöön matkustajan nimi ja tiedot matkasta, jota pyyntö koskee
Matkalaskulle lisätyt tiedot projektin päättymisestä matkatiimi näkee vasta kun lasku on käsittelyvuorossa

Matkalaskun tekemisestä:

Matkalaskulle kirjataan vain ne kulut, jotka matkustaja on itse maksanut.
Mikäli esim. osallistumismaksu on maksettu jo aiemmin, kulua ei lisätä laskulle. Maininta huomautuksissa riittää.
Matkalaskulla täytyy olla tieto miten matka on tehty (vuokra-autolla, kollegan (nimi mainittava) kyydissä, yhteiskuljetuksella tms.).
Mikäli ohjelmassa mainitut ateriat ovat omakustanteisia, siitäkin maininta huomautuksissa.

Matkalaskun liitteet ja malliliput

Ystävällisin terveisin – Kind regards

Marjut Saastamoinen

Management Assistant

Faculty of Science

Oulun yliopisto | University of Oulu

Tel. +358 50 4700 675

PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO