The Act on Public Procurement and Concession Contracts requires the contracting entity to tender all similar procurements whose value exceeds 60,000 euros during the contract period. For flights, hotels, train and ferry trips, and travel agency services, the University of Oulu has contracted partners in accordance with the procurement law, from whom services must be procured. Purchases from other operators are against the procurement law and are therefore not acceptable costs in projects, for example.Travel tickets for business trips must be ordered through the university's contracted travel agency. The university's travel agency services are provided by Amex GBT.

• When you book your trips from travel agency, you are covered by the travel agency's emergency management. The travel agency contacts the traveler in emergency situations and finds out the traveler's situation and possibilities for alternative travel arrangements.
• Travel agency offers support and assistance in problem situations, such as cancellations or changes.
• Travel agency's customer service is available 24/7.
• When booking from the travel agency, you do not need to use your own credit card.
• Booking from the travel agency is faster than searching for flights and accommodations on different sites.
• When booking from the travel agency, you get access to competitive prices.
• Booking from the travel agency does not violate the procurement law.

If suitable flights/hotels cannot be found from the travel agency, travel can be booked through other means with the permission of the unit director. The travel expense report must include a reason why the contracted travel agency was not used. If the reason is the price, the invoice must include a price comparison of exactly the same trips obtained from elsewhere/from the travel agency.

Without the permission of the unit director and a reason/comparison on the travel expense report, expenses will not be reimbursed.

From 1.3.2025, advances will no longer be paid for flights and hotel reservations.

It’s not allowed to use unit credit cards (s.c. conference cards) for travel-related expenses except participation fees. Hotel accommodation included in a package with a conference attendance fee can be paid with a conference card.

https://patio.oulu.fi/en/news/change-booking-travels-and-paying-travel-advances-132025-onwards

Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista velvoittaa hankintayksikköä kilpailuttamaan kaikki samankaltaiset hankinnat, joiden arvo ylittää sopimuskaudella 60 000 euroa. Lentojen, hotellien, juna- ja laivamatkojen sekä matkatoimistopalveluiden osalta Oulun yliopistolla on hankintalain mukaisesti kilpailutetut sopimuskumppanit, joilta palvelut pitää hankkia. Ohiostot muilta toimijoilta ovat hankintalain vastaisia. Ohiostot muilta toimijoilta ovat hankintalain vastaisia eivätkä ne siten ole esimerkiksi hyväksyttäviä kustannuksia projekteissa.

Työmatkojen matkaliput tulee tilata yliopiston kilpailuttaman matkatoimiston kautta. Yliopiston matkatoimistopalvelut tarjoaa Amex GBT

• Matkatoimiston kautta matkan varannut on matkatoimiston poikkeustilahallinnan piirissä. Matkatoimisto ottaa yhteyttä matkustajaan poikkeustilanteessa ja selvittää matkustajan tilanteen ja mahdollisuudet korvaaviin matkajärjestelyihin 
• Matkatoimisto tarjoaa tukea ja apua ongelmatilanteissa, kuten peruutuksissa tai muutoksissa 
• Matkatoimiston asiakaspalvelu on käytössä 24/7
• Matkatoimiston kautta varattaessa ei tarvitse käyttää omaa luottokorttiaan
• Matkatoimiston kautta varaaminen on nopeampaa kuin lentojen ja majoitusten etsiminen eri sivustoilta
• Matkatoimiston kautta varattaessa saa käyttöön kilpailutetut hinnat 
• Matkatoimiston kautta varattaessa ei rikota hankintalakia

Mikäli matkatoimistosta ei löydy sopivia lentoja/hotellia voi tulosyksikön johtajan luvalla varata matkat muuta kautta. Matkalaskulla on oltava perustelu miksi ei ole käytetty sopimusmatkatoimistoa. Mikäli syynä on hinta, tulee laskulla olla hintavertailu täsmälleen vastaavista matkoista muualta/matkatoimistosta hankittuna. 

Ilman tulosyksikön johtajan lupaa ja matkalaskulla olevia perustelua/hintavertailuja kuluja ei korvata. 

Ennakkoa ei 1.3.2025 alkaen makseta lentoihin ja hotellivarauksiin.

Yksiköiden maksuvastuulla olevilla luottokorteilla (ns. konferenssikorteilla) ei saa maksaa muita matkustamiseen liittyviä kustannuksia kuin osallistumismaksut. Konferenssin osallistumismaksun kanssa samaan pakettiin kuuluva hotellimajoitus voidaan maksaa konferenssikortilla.

https://patio.oulu.fi/fi/uutiset/muutos-matkojen-varaamiseen-ja-matkaennakoiden-maksamiseen-132025-alkaen

Ystävällisin terveisin – Kind regards

Marjut Saastamoinen

Executive Assistant

Faculty of Science

Oulun yliopisto | University of Oulu

Tel.  +358 50 4700 675

PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO

www.oulu.fi