Processing travel claims in December

Invoices of the travel expenses on business trips ending by the end of November 2023 must be made by 31.12.2023 at the latest and they must be accepted by 5.1.2024 at 16:00 at the latest.

SAP Travel is closed from the travelers, travel secretaries and approvers between 8.1.2024 to 15.1.2024. Travel claims cannot be dealt with during the service break.

The processing time for travel claims is currently about two weeks.

Processing is slowed down by:

Increased travel
Returning and reprocessing invoices due to missing attachments (more than 50% of invoices are rejected due to missing receipts!)
In order to speed up the cycle of invoices, we will from now on process returned invoices only once a week
To speed up the cycle of the invoice, please check that all necessary attachments are on the invoice
The top 3 missing attachments, due to which the invoice is rejected:
1. Invitation/program/schedule for the entire trip
2. E-ticket (required for checking travel times)
3. CWT receipt (required for VAT entries)
NOTE! E-tickets and receipts sent by CWT must also be attached to travel tickets purchased through CWT. Adding expenses to the bill alone is not enough.
List of attachments and example receipts (CWT-receipt, E-ticket) on Patio

About processing travel claims:

Travel claims are processed in order of arrival
If the project ends 31.12.2023, please send a separate request for travel claim processing to matkat@oulu.fi.
Add the passenger's name and information about the travel to which the request applies to your request
Information added to the travel expense claim will not be visible to the team until the invoice is being processed
If there are any problems with the invoice, the passenger will be contacted. Avoid unnecessary inquiries after your own travel expense claims. In this way, we give peace at work to travel team.
Add the requested attachments to the invoice, do not send them by e-mail

Travel claims are paid once a week

Payment day is Thursday
Approval must be made during Tuesday so that the invoices are included in Thursday's payment run.

For longer travels

Apply for a travel advance before travelling through a travel request
After the trip, a travel expense claim in the normal way, deducting the travel advance paid earlier from the expenses incurred
After processing the travel invoice, the travel advance is offset and the balance of the expenses incurred is paid to the passenger or the excess advance is charged to the passenger

Only the travel expenses of the trips made this year will be recorded in the accounting for 2023. The expenses of the trips next year will be recorded in the accounting of 2024, the so-called advance payments cannot be entered in the current year's accounting

Processing travel claims in December | Patio (oulu.fi)

Matkalaskujen käsittely joulukuussa

Vuoden 2023 marraskuun loppuun mennessä tehtyjen matkojen osalta matkalaskut on tehtävä SAP Travelilla 31.12.2023 mennessä ja ne on hyväksyttävä yksiköissä 5.1.2024 klo 16.00 mennessä. Travel on suljettu käyttäjiltä 8.-15.1.2024

Matkalaskujen käsittelyaika on tällä hetkellä yli kaksi viikkoa.

Käsittelyä hidastaa:

Matkustamisen lisääntyminen
Laskujen palauttaminen ja uudelleen käsittely puuttuvien liitteiden vuoksi (yli 50 % laskuista joudutaan hylkäämään puuttuvien liitteiden vuoksi!)
Nopeuttaaksemme laskujen kiertoa käsittelemme jatkossa palautetut laskut vain kerran viikossa
Nopeuttaaksesi laskun kiertoa tarkista että kaikki tarpeelliset liitteet ovat laskulla
Yleisimmin puuttuvat liitteet, joiden vuoksi laskua ei voida käsitellä:
1. kutsu/ohjelma/aikataulu koko matkan ajalle
2. E-ticket (tarvitaan matka-aikojen tarkistamista varten)
3. CWT:n kuitti (tarvitaan ALV-kirjauksia varten)
HUOM! CWT:n kautta ostetuista matkalipuista liitteeksi pitää olla myös sähköpostitse tulleet E-ticket ja kuitit. Kulujen lisääminen laskulle ei yksin riitä.
Luettelo liitteistä ja mallikuitit (CWT:n kuitti, E-ticket) löytyy Patiosta

Käsittelystä:

Matkalaskut käsitellään saapumisjärjestyksessä
Mikäli projekti on päättymässä, niin laitathan laskun käsittelystä erillisen pyynnön matkat@oulu.fi
Pyyntöön matkustajan nimi ja tiedot matkasta, jota pyyntö koskee
Matkalaskulle lisätyt tiedot projektin päättymisestä matkatiimi näkee vasta kun lasku on käsittelyvuorossa.
Jos laskulla on puutteita, matkustajaan ollaan yhteydessä. Vältetään turhia yhteydenottoja, jotta matkatiimi saa työrauhan laskuruuhkan purkamiseen
Lisää pyydetyt liitteet laskulle, älä lähetä niitä sähköpostitse

Matkalaskut maksetaan kerran viikossa

Maksupäivä on torstai
Hyväksyntä tehtävä tiistain aikana, jotta laskut ovat mukana torstain maksuajossa.

Mikäli tulossa pidempi matka:

Hae matkaennakkoa
Tee matkan jälkeen matkalasku normaalisti, lisää laskulle myös ennakkona saamasi kulut
Matkalaskun käsittelyn jälkeen saadaan matkaennakko kuitattua ja loppuosa syntyneistä kuluista maksetaan matkustajalle tai liikaa maksettu ennakko laskutetaan matkustajalta

Vuoden 2023 kirjanpitoon kirjataan vain tänä vuonna tehtyjen matkojen matkakuluja. Ensi vuoden matkojen osalta matkojen kulut kirjataan vuoden 2024 kirjanpitoon, ns. ennakkomaksuja ei voida kirjata kuluvan vuoden kirjanpitoon.

Matkalaskujen käsittely joulukuussa | Patio

Ystävällisin terveisin – Kind regards

Marjut Saastamoinen

Management Assistant

Faculty of Science

Oulun yliopisto | University of Oulu

Tel. +358 50 4700 675

PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO