Terve,
Olen juuri "tutkimuksen työtilojen" koulutuksessa. Nimestä huolimatta kyse on vain verkkoympäristössä tapahtuvasta viestinnästä eikä "työtilasta".
1. Kyseessä on suljettu www-ympäristö tutkimusryhmien käyttöön. Kyseessä on ns extranet, eli käyttäjäoikeuksia voidaan myöntää myös yliopiston ulkopuolisille käyttäjille. Käyttöoikeuksia voi rajoittaa hienosyisesti, eli samassa työtilassa voi olla tietoja ja tiedostoja, jotka näkyvät "vierailijoille", "jäsenille" tai rajoitetulle ryhmälle henkilöitä. Kyse ei kuitenkaan ole maailmalle avoin verkkosivusto: sitä varten on Drupal, jota hallinnoidaan ja hoidetaan edelleen. Tutkimuksen työtilat on tarkoitettu ennen kaikkea ryhmien sisäiseen viestintään.
2. Erityisen hyvin systeemi sopii hallintoelimien käyttöön eli esitystlistat, liitteet jne voidaan paperille painamisen sijaan pitää omassa työtilassaan. Luku- ja muokkausoikeus voidaan myöntää asiakirjakohtaisesti eli samassa tilassa voi olla avoimia ja luottamuksellisia dokumentteja.
3. Ryhmä voi olla esim. laitos, laitoksen osasto tai ryhmä. Mahdollisesti ryhmiä voi perustaa (ja sulkea) melko vapaasti, mutta periaatteessa dekaani vastaa. Myös yliopiston ulkopuoliset jäsenet voivat saada oikeuksia työtiloihin ("extranet").
3. Työtilassa voi ylläpitää tapahtumakalentereita. Ne ovat kuitenkin vain ryhmänsisäiseen viestintään tarkoitettuja, joten laajempaan käyttöön näistä ei ole. Laitoksen sisäiseen viestintään ne kuitenkin sopivat (ja tietysti suppeammille ryymille).
4. Työtilassa voi kollektiivisesti työstää asiakirjoja. Näin orientoituneille se voi olla aivan kätevä.
5. Olen ollut koulutuksessa, mutten vielä tiedä kuinka laajoja oikeuksia minulla on järjestelmään. Sen mukaan ketä kuuntelee, uusia ryhmiä voi muodostaa helposti ja kevyesti laitoksen sisällä tai dekaani päättää työtiloista.
6. Extranet tulee käyttöön 1.9.2014 ja 8.8.2014 anotut työtilat ovat silloin käyttökelpoisia.
t. Jari Oksanen