Nykyisen työajanseurantajärjestelmä Fleximin seuraaja on Linkity -järjestelmä, jonka käyttöönottopäivä on tiistaina 1.10.2024. Flexim-seinäpäätteiden käyttö päättyy 30.9.2024 ja 1.10.2024 lukien on käytössä ainoastaan Linkity-sovellus. Linkity-sovellus on käytettävissä sekä selaimessa että mobiilissa.

Työajanseurantajärjestelmä koskee 

• tuntityöntekijöitä 1.10.2024 lukien. Tarkemmat ohjeet jäljempänä tiedotteessa!
• säännöllisessä työajassa eli muuhun asiantuntija- ja tukihenkilöstöön kuuluvia työntekijöitä. Säännöllisessä työajassa on muu kuin opetus- ja tutkimushenkilöstö ja harjoittelukoulujen opetushenkilöstö. 
• säännöllisessä työajassa ovat myös perustutkintoa suorittavat opiskelijat (yleensä nimike opetus-/tutkimusavustaja), vaikka he kuuluisivat opetus- ja tutkimushenkilöstön palkkausjärjestelmään. 
• Esihenkilöiden tulee hyväksyä järjestelmässä työntekijöiden lisä-, hälytys- ja ylityökirjaukset sekä tuntityöntekijöiden tuntityökirjaukset ennen tietojen automaattista siirtymistä palkanmaksuun. Jatkossa työntekijät hakevat saldovapaat ja ylityövapaat Linkity-järjestelmässä, jossa esihenkilöiden tulee nämä joko hyväksyä tai poistaa. Katso tarkemmat ohjeet saldo- ja ylityövapaiden hausta jäljempänä tiedotteessa!

TUNTITYÖNTEKIJÄT (HUOM erityisesti esihenkilöt/toimeksiantajat!)

• Tuntityöntekijän tulee laskuttaa 30.9. mennessä tehdyt tunnit viimeistään 13.10.2024 Mepcon tuntilaskutuslomakkeen avulla. 14.10. lukien Mepcon tuntilaskutuslomake ei ole enää käytettävissä, vaan laskutus siirtyy Linkityyn.
• Työsuhteessa oleva tuntityöntekijä tekee työaikakirjaukset 1.10.2024 lukien Linkityyn. Työaikoja tuntityöntekijä voi kirjata Linkityyn reaaliaikaisesti ja takautuvasti työsuhteensa ajan. Työaikakirjaukset ovat tuntityöntekijän muokattavissa Linkityssä esihenkilön hyväksyntään asti.
• Esihenkilö hyväksyy kirjatut työtunnit, jonka jälkeen hyväksytyt tunnit siirtyvät automaattisesti palkanmaksuun. HUOM! Esihenkilön seurattava Mepcon työsopimuksessa sovittujen enimmäistuntien kertymistä työtuntien hyväksymisen yhteydessä. Mepcon tuntilaskutuslomakkeella ollut asiatarkastajan vaihe jää Linkityssä pois.
• Tuntityöntekijät saavat työsuhteen alussa työsähköpostiin ohjeet, kuinka kirjautua Linkityyn ja vaihtaa salasana. Ellei tuntityöntekijä käytä työsähköpostia, esihenkilö voi päivittää Linkityyn henkilön sähköpostiosoitteen ja toimittaa järjestelmästä salasanan vaihto-ohjeet tuntityöntekijälle.

OSA-AIKAISET

• Osa-aikaisena työskentelevät toimittakaa 30.9. päivän päätteeksi oleva saldotilanteenne HR:lle tyoaika@oulu.fi. Saldo päivitetään Linkityyn HR:n toimesta takautuvasti lokakuun aikana. 
• Fleximissä osa-aikaisten normaali 4 viikon tasoitusjakso päättyy poikkeuksellisesti 3 viikon kohdalla 30.9 (4vk tasoitusjakso päättyisi normaalisti 6.10.). Fleximin käytön aikana käytössä olleet osa-aikaisten tasoitusjaksot poistuvat käytöstä.
• Osa-aikaiset kirjaa 1.10. lukien työtuntinsa Linkityyn, jossa osa-aikaisesti työskentelevän henkilön työaika laskettuu Mepcosta automaattisesti siirtyvän hoitoprosentin mukaan päivittäiseksi ja viikottaiseksi työajaksi. Esihenkilö ja työntekijä voivat kuitenkin edelleen keskenään sopia osa-aikaisen työajan jakautumisesta työviikolle. Linkity seuraa ja laskee kirjattuja työtunteja viikkotavoitetyöaikaa vasten, ja viikon lopuksi viikkotavoitetyöajan alittaneet ja ylittäneet tunnit päivittyvät osa-aikaisen tuntisaldoon. Jatkossa osa-aikaisen ei tarvitse pitää erillistä työtuntiluetteloa työajanseurantajärjestelmän ulkopuolella.

LIUKUMASALDOT

• Työntekijöiden liukumasaldot Fleximistä päivitetään Linkityyn automaattisesti lokakuun ensimmäisen viikon aikana. Jos saldo ei ole työntekijällä näkyvissä 2.10., saldo päivittyy ja laskettuu Linkityyn oikein takautuvasti. 

LISÄ-, HÄLYTYS- JA YLITYÖT

• Syyskuun lopussa voimassa olevat ylityöaloitteet eformsissa: työntekijät, laskuttakaa ennen 30.9. tehdyt lisä-, hälytys- ja ylityöt eformsin lomakkeen kautta 13.10. mennessä! 
• Nykyinen eformsin Esimiehen ylityöaloite –lomake, jota käytetty myös ylityötuntien laskuttamiseen, ei ole enää aloitettavissa 1.10. lukien eformsissa, vaan esihenkilön on tehtävä ylityöaloite Mepcoon. Eformsin lomake korvautuu 1.10. käyttöön otettavalla Mepcon Lisä- ja ylityösopimus -lomakkeella. Esihenkilöiden on tehtävä eformsissa 1.10. keskeytyneet ja uudet ylityöaloitteet Mepcoon uudella lomakkeella: esihenkilö aloittaa lomakkeen ja lähettää sen työntekijän käsiteltäväksi. Esihenkilön ja työntekijän jälkeen lomake käy ylityökorvaukset maksavan yksikön johtajan käsiteltävänä HR:n toimesta. HR vie lomakkeella sovitut lisä- ja ylitöiden enimmäismäärät Linkityyn. Ilman Mepcossa sovittua lisä- ja ylityösopimusta Linkity ei huomioi ylityökirjauksia muutoin kuin normaaliin työaikaan laskettaviksi tunneiksi.
• Työntekijä kirjaa Mepcossa sovitut lisä-, hälytys- ja ylityöt suoraan Linkityyn 1.10. lukien. Kirjatut ylityöt Linkityssä tarkistaa esihenkilö, jonka hyväksynnän jälkeen ylityökirjaukset siirtyvät automaattisesti palkanmaksuun. Linkity lähettää automaattisen sähköpostimuistutuksen esihenkilölle, kun Linkityssä on hyväksymättömiä lisä-, hälytys- ja ylityötunteja odottamassa hyväksyntää. 
• Lisä-, hälytys- ja ylityöt maksetaan jatkossa kerran kuukaudessa (15. pv), kunhan esihenkilön hyväksyntä työaikakirjauksille on tehty hyväksyntäaikataulun mukaisesti. Tarkempi hyväksyntäaikataulu ilmoitetaan myöhemmin.

YLITYÖ- JA SALDOVAPAIDEN HAKEMINEN

• Muutos ylityövapaan ja saldovapaan hakemiseen Mepcossa: 1.10. lukien kokopäiväiset ylityövapaat ja saldovapaat työntekijä hakee Linkityssä, ja esihenkilö hyväksyy.
• Jos olet ehtinyt hakea Mepcossa saldo- tai ylityövapaan 1.10. jälkeiselle ajalle, ei näitä tarvitse enää uudelleen hakea Linkityssä, koska siirtyvät automaattisen tiedonsiirron kautta Mepcosta Linkityyn lokakuun ensimmäisen viikon aikana. 

YLEISTÄ

• Flexim-seinäpäätteiden käyttö päättyy 30.9.2024 ja 1.10.2024 lukien on käytössä ainoastaan Linkity-sovellus. Linkity-sovellus on käytettävissä sekä selaimessa että mobiilissa.
• Työntekijällä on mahdollisuus muokata työaikakirjauksia järjestelmän automaattihyväksyntään asti ja esihenkilön hyväksyntää vaativissa kirjauksissa esihenkilön hyväksyntään asti. Jos työaikakirjauksiin on hyväksymisen jälkeen tehtävä muutoksia, muutokset on pyydettävä esihenkilöltä. 
• Tarkempi hyväksyntäaikataulu ilmoitetaan myöhemmin.
• Työajanseurantajärjestelmä Linkityyn liittyvissä kysymyksissä palvelee palveluosoite tyoaika@oulu.fi, joka korvaa Fleximin palveluosoitteen flexim@oulu.fi

LINKITYN KÄYTTÄJÄKOULUTUKSET, ilmoittaudu mukaan!

• Käyttäjäkoulutus esihenkilöille ke 18.9. klo 9-10 suomeksi
• Käyttäjäkoulutus esihenkilöille to 19.9. klo 14-15 englanniksi
• Käyttäjäkoulutus työntekijöille to 26.9. klo 10-11 suomeksi
• Käyttäjäkoulutus työntekijöille to 26.9. klo 13-14 englanniksi

https://patio.oulu.fi/fi/uutiset/uusi-tyoajanseurantajarjestelma-linkity-kayttoon-110-tarkista-muutokset-osallistu

The successor to the current working time monitoring system Flexim is the Linkity system, which will be taken into use on Tuesday, October 1, 2024. The use of Flexim wall terminals will end on September 30, 2024, and from October 1, 2024, only the Linkity application will be used. The Linkity application is available both in the browser and on mobile.

The working time monitoring system applies to: 

• hourly paid employees starting on 1 October 2024. Detailed instructions below in the bulletin!
• Employees in regular working hours, i.e. employees belonging to other expert and support staff. Other than teaching and research staff and training school teaching staff are in regular working hours.
• regular working hours also include undergraduate students (usually titled teaching/research assistant), even if they belong to the teaching and research staff salary system.
• The Line Managers must approve the additional-, urgent- and overtime entries of employees in the system, as well as the hourly work entries of hourly paid employees, before the data is automatically transferred to the salary payment system. As the new system begins, employees apply for full day flexi time absences and overtime absences  in the Linkity system, where Line Managers must either approve or delete them. See more detailed instructions below in the bulletin!

HOURLY PAID EMPLOYEES (NOTE especially Line Managers/contractors!):

• The hourly paid employee must invoice the hours completed before September 30th by 13.10.2024 at the latest using Mepco's hourly invoicing form. October 14th onward Mepco's hourly invoicing form is no longer available, but invoicing is transferred to Linkity.
• An hourly paid employee in an employment relationship will make work time entries in Linkity starting on October 1, 2024. An hourly paid employee can record working hours in Linkity in real time and retroactively for the duration of their employment. Working time records can be edited by the hourly paid employee in Linkity until approved by the Line Manager.
• The Line Manager approves the recorded working hours in Linkity, after which the approved hours are automatically transferred to the salary payment system. NOTE! The Line Manager must monitor the accumulation of the maximum hours agreed in Mepco's employment contract in connection with the approval of working hours.
• The hourly paid employees receive instructions on how to log in to Linkity and change their password in their work email at the beginning of their employment. If the hourly paid employee does not use a work email, the Line Manager can update the person's email address in Linkity and provide the hourly paid employee with password change instructions from the system.

PART-TIME WORKERS

• If you work part-time, submit your end of the day balance of September 30th to HR service address worktime@oulu.fi. The balance is updated in Linkity by HR retroactively during October.
• In Flexim, the normal 4-week equalization period for part-timers exceptionally ends at 3 weeks on September 30 (the 4-week equalization period would normally end on October 6). The equalization periods of part-timers that were in use while using Flexim are deactivated.
• Part-time workers register their working hours in Linkity 1.10 onwards, where the working time of a person working part-time is calculated as daily and weekly working time according to the care percentage automatically transferred from Mepco. However, the Line Manager and the employee can still mutually agree on the division of part-time working hours into the working week. Linkity monitors and calculates the recorded working hours against the weekly target working time, and at the end of the week, the hours under and over the weekly target working time are updated to the part-time hours balance. In Linkity, the part-timer does not need to keep a separate list of working hours outside the working time monitoring system.

WORK TIME BALANCES

• Employees' sliding balances from Flexim will be updated automatically to Linkity during the first week of October. If the balance is not visible to the employee on October 2nd, the balance will be updated and calculated in Linkity correctly retroactively.

ADDITIONAL-, URGENT-, AND OVERTIME WORK

• Overtime initiatives valid at the end of September in eForms: employees, invoice additional-, urgent- and overtime work done before 30.9. in eForms at latest on October 13th.
• The current Line Manager's Overtime Initiative form in eForms, which was also used to bill overtime hours, cannot be started 1.10. onwards in eForms, but must be done in Mepco. The eForms form will be replaced by Mepco's Agreement on overtime and additional work form, which will come into use on 1st October 2024. Line Managers must do the interrupted eForms’ overtime initiatives and new overtime initiatives to Mepco with a new form: the Line Manager starts the form and sends it to the employee for processing. After the Line Manager and the employee, the form is processed by HR by the Head of unit that pays the overtime compensation. HR takes the maximum amounts of additional and overtime agreed on the form to Linkity. Without an additional and overtime agreement agreed at Mepco, Linkity does not take into account employee’s overtime entries other than as hours counted in normal working hours.
• The employee records the additional-, urgent- and overtime work agreed in Mepco directly in Linkity 1.10 onwards. Recorded overtime in Linkity is checked by the Line Manager, after approval the overtime entries are automatically transferred to the salary payment system. Linkity sends an automatic email reminder to the Line Manager when there are unapproved additional-, urgent- and overtime hours waiting for approval in Linkity.
• In the future, additional-, urgent- and overtime work will be paid once a month (15th day), as long as the Line Manager's approval of the work time entries has been made in accordance with the approval schedule. A more detailed approval schedule will be announced later.

APPLYING FOR OVERTIME ABSENCES AND FLEXI TIME ABSENCES

• Change to applying for overtime absence and flexi time absence at Mepco: 1.10. onwards including full-time overtime absence and flexi time absences, the employee applies in Linkity, and the Line Manager approves.
• If you have already applied for a flexi time absence or overtime absence at Mepco on October 1. for the period after, there is no need to re-apply for these in Linkity, because they will be transferred via automatic data transfer from Mepco to Linkity during the first week of October.

GENERAL

• The use of Flexim wall terminals will end on September 30, 2024, and from October 1, 2024, only the Linkity application will be used. The Linkity application is available both in the browser and on mobile.
• The employee has the option to modify the work time entries until the automatic approval of the system, and in the entries that require the approval of the Line Manager, until the approval of the Line Manager. If changes have to be made to the time records after approval, the changes must be requested from the Line Manager. 
• A more detailed approval schedule will be announced later.
• For questions related to the working time monitoring system Linkity, please contact service address worktime@oulu.fi, which replaces the Flexim service address flexim@oulu.fi. 

LINKITY USER TRAININGS

The registration takes place in staff training portal Osku. You will receive Teams link to the training in your registration confirmation email.

User training for Line Managers Wed 18.9. at 9-10 in Finnish
User training for Line Managers Thu 19.9. at 14-15 in English
User training for employees Thu 26.9. at 10-11 in Finnish
User training for employees Thu 26.9. at 13-14 in English

https://patio.oulu.fi/en/news/new-working-time-monitoring-system-linkity-begins-use-110-check-changes-participate-trainings

Ystävällisin terveisin – Kind regards

Marjut Saastamoinen

Executive Assistant

Faculty of Science

Oulun yliopisto | University of Oulu

Tel.  +358 50 4700 675

PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO

www.oulu.fi