Dear all,

a reminder that by the end of the year, everybody needs to make sure their publication data, self-archived publications and research visits info is up to date in the OuluCRIS database – this is important for our funding, so this is not just an idle admin exercise you can forget about!

Scroll down for info in English!

Cheers, Heikki

Tarkista vuoden 2024 julkaisutietosi, rinnakkaistallenteet ja kansainväliset vierailut

Tarkista OuluCRIS profiilistasi, että Oulun yliopistolle tehdyt julkaisusi on kirjattu ja että ne ovat avoimesti saatavilla Julkaisujen perusteella yliopisto saa 14% OKM:n rahoituksesta. OuluCRIShttps://oulu.cris.fi/ -tutkimustietojärjestelmässä on kirjattuna noin 3200 julkaisutietoa vuodelle 2024. Ilmoita kuluvan vuoden ja mahdollisesti vielä puuttuvat vuoden 2023 julkaisut ja rinnakkaistallenteet OuluCRISissä niin pian kuin mahdollista, viimeistään 31.12.2024. Tammikuu 2025 varataan kirjastolle käsittelyajaksi.

Jos julkaisu jo löytyy OuluCRIS:stä: • tarkasta julkaisun tiedot ja pyydä tarvittaessa korjauksia sivun alalaidan ”Julkaisun kommentit” -kenttää käyttäen • jos julkaisua ei ole julkaistu avoimena eikä rinnakkaistallennettu, lisää samalla rinnakkaistallennettava versio julkaisustasi (yleensä accepted manuscript/final draft-versio) OuluCRISin julkaisutietueeseen.

Jos julkaisua ei löydy, ilmoita se Julkaisut-sivun ”Lisää”-painikkeen takaa löytyvällä lomakkeella ja lisää samalla rinnakkaistallennettava versio julkaisustasi. Huomoithan, että OuluCRISiin tallennetaan vain ne julkaisut, joihin liittyvä työ on tehty Oulun yliopistolle tai Oulun yliopistolla työskenneltäessä.

Kuluvan vuoden jo tallennetuista vertaisarvioiduista julkaisuista rinnakkaistallentamalla on avaamatta vielä noin 17 % (500 kpl) julkaisuista ja vuoden 2023 julkaisuista noin 13 % (394 kpl) . Yliopisto edellyttää vertaisarvioitujen myös avoimesti julkaistujen julkaisujen rinnakkaistallentamistahttps://www.oulu.fi/fi/tutkimus/vastuullinen-tutkimus. Lisäksi julkaisujen avoimuus huomioidaan korkeakoulujen rahoitusmallissa.https://okm.fi/documents/1410845/4392480/YO_rahoitusmalli_fi/7ca7db15-70af-e449-d2b4-0450d4cfd1c3/YO_rahoitusmalli_fi.pdf?t=1583241788000

Tallenna vuoden 2024 kansainväliset tutkimus- ja opetusvierailusi ja isännöimäsi vierailut 15.1.2025 mennessä

OuluCRIShttps://oulu.cris.fi/-järjestelmään kirjataan oman henkilöstön tutkimustyötä tai opetusta sisältävä vierailu ulkomaille tai ulkomaisen henkilöstön vastaava vierailu (= Vierailun isännöinti) Oulun yliopistoon. Konferenssiin osallistumista ei lasketa vierailuksi. Lyhyenä vierailuna raportoidaan vähintään viikon (viisi työpäivää) kestävä, pitkänä yhden kuukauden tai kauemmin kestävä vierailu. Vierailutiedot kerätään osaksi opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) tietovarantoa, mistä ne julkaistaan yliopistojen kansainvälisyyttä kuvaavana indikaattorina opetushallinnon tilastopalvelussa eli Vipunen–portaalissahttps://vipunen.fi/fi-fi/yliopisto/Sivut/Kansainv%C3%A4lisyys.aspx. OKM käyttää tietoja arvioidessaan yliopistojen kansainvälistymistä.

Muiden kuin työsuhteessa olevien tutkijoiden julkaisutietojen kirjaaminen Muulla kuin työsopimuksella toimivan tutkijan profiilin luominen OuluCRISiin ja samalla julkaisujen kirjaaminen tiedonkeruuseen perustuu Mepco-järjestelmään kirjattuun sopimukseenhttps://patio.oulu.fi/fi/palvelut-ja-ohjeet/tutkimuksen-tuki/julkaiseminen/julkaisutietojen-ilmoittaminen-ja-keskitetty, josta vastaa tutkijan kanssa yhteistyötä tekevä tutkimusyksikkö. Tutkimusyksiköitä pyydetään huomioimaan, että sopimuksia ei voi kirjata takautuvasti Mepcoon. Lisäksi on huolehdittava, että aktiiviset väitöskirjatutkijat ovat ilmoittautuneet läsnä oleviksi. Tutkijoiden tiedot siirtyvät OuluCRISiin automaattisesti Mepco-järjestelmästä sekä aktiivisten, läsnäoleviksi ilmoittautuneiden väitöskirjatutkijoiden tiedot siirtyvät Pepistä. Lisätietoa Patiossahttps://patio.oulu.fi/fi/uutiset/varmista-julkaisutietojen-kirjautuminen-jatkossakin.

Oulun yliopiston kirjasto, Julkaisupalvelut Apua tallentamiseen oulucris@oulu.fimailto:oulucris@oulu.fi ja julkaisujen avaamiseen openpublishing@oulu.fimailto:openpublishing@oulu.fi .

Review your 2024 publication data, self-archived publications and international visits

Go to your OuluCRIS profile and check that all your publications affiliated to the University of Oulu have been entered into the system and that they are openly accessible The university gets 14% of its funding from the Ministry of Education of Culture based on its scientific publication output. The OuluCRIShttps://oulu.cris.fi/ research information system contains information about 3200 publications published in 2024. Please enter into OuluCRIS all your missing publications from 2023 and 2024 and their possible self-archivable files as soon as possible, and no later than 31 December 2024. The library will process the data in January 2025.

If a publication already exists in OuluCRIS: • review its data and, if necessary, request corrections using the ”Publication comment” box at the end of the page • If the publication has not been published open access or self-archived, attach a self-archivable version of your publication (usually accepted manuscript / final draft).

If you cannot find a publication, click “Add” on the publication page and fill in the form that opens. Remember to attach a self-archivable version of your publication if necessary. Please note that OuluCRIS only contains those publications for which work has been done for the University of Oulu or while working at the University of Oulu.

Currently ca. 17% (500) of year 2024 publications and 13% (394) of year 2023 peer-reviewed publications have not yet been made open access by self-archiving. The university requires that all peer-reviewed research publications (including those published open access) are self-archivedhttps://www.oulu.fi/en/research/responsible-research. Open access to publications is also rewarded in the core funding model for universitieshttps://okm.fi/documents/1410845/4392480/UNI_core_funding_2021.pdf/a9a65de5-bd76-e4ff-ea94-9b318af2f1bc/UNI_core_funding_2021.pdf?t=1608637262540.

Enter 2024 international teacher and researcher visits by 15 January 2025

Visits abroad involving research and teaching by the university’s own staff and similar visits by foreign staff to the University of Oulu (i.e. hosting a visit) are recorded into OuluCRIShttps://oulu.cris.fi/. Merely attending a conference is not considered a visit. Visits lasting a minimum of 5 working days are registered as short visits, those lasting 30 days or longer as long visits. The data are collected into the Ministry of Education and Culture’s databank, and used as indicators of international activity in the Finnish education administration’s reporting portal Vipunen – Education Statistics Finlandhttps://vipunen.fi/en-gb/university/Pages/Kansainv%C3%A4lisyys.aspx. The Ministry uses the data when evaluating the internationalization of universities.

Recording of publication information of researchers without an employment contract The researcher profiles in OuluCRIS for researchers who do not have an employment contract with the University of Oulu and, consequently, the recording of their publication information for the publication data collection will be based on an agreementhttps://patio.oulu.fi/en/services-and-instructions/research-support/publishing/entering-publication-data entered into the Mepco human resources management system, which is the responsibility of the research unit collaborating with the researcher. Research units should note that it will not be possible to enter these agreements retroactively into Mepco, and that they must ensure that active doctoral researchers have enrolled as attending. Researcher data will be imported to OuluCRIS automatically from Mepco, and the data of active doctoral researchers who are enrolled as attending will be imported from Peppi. For further information, see Patiohttps://patio.oulu.fi/en/news/ensure-your-publication-data-are-registered-future.

Oulu University Library, Publishing Services Help oulucris@oulu.fimailto:oulucris@oulu.fi and openpublishing@oulu.fimailto:openpublishing@oulu.fi

****************************************************************************************** Aila Louhelainen Informaatikko / Senior Information Specialist Oulun yliopiston kirjasto – bibliometriset palvelut / Oulu University Library – bibliometric services

Oulun yliopiston kirjastohttp://www.oulu.fi/kirjasto/ / Oulu University Libraryhttp://www.oulu.fi/library/node/40442 PL 7500 / PO. Box 7500 90014 Oulun yliopisto / FI-90014 Oulu University

p./tel. +358 2 94481604 p./tel. +358 50 3502541 aila.louhelainen@oulu.fimailto:aila.louhelainen@oulu.fi

The content of this message is confidential. If you are not a recipient indicated or intended in this message or you think this message may have been addressed to you in error, please inform us by an email reply and then delete the message. In such case it is forbidden to copy, forward, or in any way reveal the contents of this message to anyone.