From: martti.kayttajat-bounces@lists.oulu.fi [mailto:martti.kayttajat-bounces@lists.oulu.fi] On Behalf Of Tuomas Kinnunen Sent: 29. syyskuuta 2017 9:59 To: 'martti.kayttajat@lists.oulu.fi' martti.kayttajat@lists.oulu.fi Subject: [Martti.kayttajat] Ostolaskujen perustietoprojektin uusinta lokakuussa / Renewal of the basic information project for purchase invoices in October

Hei,

Certian kanssa on sovittu käynnistettäväksi kuukauden mittainen projekti lokakuussa, jolla parannetaan yliopistolle tulevien laskujen perustietojen oikeellisuutta ja viitetietoja nopeuttaaksemme laskujen kiertoa ja helpottaaksemme laskun käsittelijöiden työtä.

Tilattaessa tavaraa tai palveluita yliopiston nimissä on tärkeää ilmoittaa yliopiston laskutusosoite. Emme ota organisaationa vastaan enää sähköpostilaskuja tai laskuja, jotka tulevat johonkin muuhun osoitteeseen kuin yliopiston laskutusosoitteeseen. Lasku tulee pyytää verkkolaskuna tai yliopiston laskutusosoitteeseen mikäli toimittaja ei voi verkkolaskuja lähettää. Liitteenä on laskutustiedote, jossa yliopiston laskutusosoitteet.

Jatkossa tilauksen yhteydessä ilmoitetaan aina viitetieto. Viitetietona ilmoitetaan joko kustannuspaikka, projektinumero tai sisäinen tilaus. Tämä tieto kannattaa pyytää laittamaan "Viitteenne"-kohtaan. Tämä tieto on tärkeä, jotta laskulta nähdään suoraan kustannuskohdiste eli se tieto, mihin kyseinen kulu kirjataan. Tämä nopeuttaa laskujen kiertoa Martissa, kun lasku voidaan heti käsittelyn ensi vaiheessa tiliöidä tilausvaiheessa annetun tiedon perusteella. Lisäksi sopimusnumero ja/tai tilausnumero ilmoitetaan, jos sellainen on tiedossa.

Liitteenä Certian laatima kuvaus ("Laskuvaatimukset") siitä, että mitä toimittajalle on ilmoitettava tilauksen yhteydessä. Lisäksi liitteenä perusvaatimukset ("YOperusvaatimukset tilausvaihe") siitä, että mitä ilmoitetaan tilauksen yhteydessä ja mitä tietoja yliopistolle tulevassa laskussa täytyy olla, jotta lasku voidaan maksaa.

Mikäli tilaatte palvelua yksityiseltä elinkeinonharjoittajalta, niin tulee tältä pyytää liitteissä mainittu YEL-todistus. Tähän liittyen on liitteenä Certian ja Kevan tiedotteet asiasta, jotka voi toimittaa siinä yhteydessä, kun palvelua tilataan yksityiseltä elinkeinonharjoittajalta.

Dear all,

Certia has agreed to launch a one-month project in October to improve the accuracy of reference and basic information of invoices for university invoices to speed up invoice rotation and facilitate invoice processors' work.

When ordering goods or services in the university's name, it is important to indicate the university's billing address. The university will no longer receive email invoices or invoices that come to any address other than the university's billing address. The invoice should be requested as an e-invoice or the university billing address if the supplier cannot send e-invoices. As an attachment is a billing bulletin where are the university's billing addresses.

In the future, always indicate the reference information to the order. The reference information is either a cost center, a project number, or an internal order. You should ask this information to put "Your reference" item. This information is important in order to see directly a cost object from the purchase invoice, that is, the knowledge where the cost to be posted. This speeds up purchase invoice rotation in Martti, when the invoice can be immediately posted for at first processing stage, based on the information provided at the ordering stage. In addition, the contract number and / or the order number should be informed if known.

Attached is Certia's description ("Laskuvaatimukset=Purchase Invoice Requirements") that what must be notified to the supplier when ordering. In addition, the basic requirements ("YOperusvaatimukset tilausvaihe=YO basic requirements order stage") are attached to that what should be informed at the time of order and what information must be available in the invoice in order to pay the invoice.

If you order a service from an independent entrepreneur, then it will be necessary to ask for the YEL certificate mentioned in the attachments. In connection with this Certia and Keva's information on the matter is attached, which can be provided in that context when you order the service from an independent entrepreneur.

Ystävällisin terveisin / Best regards,

Tuomas Kinnunen Senior financial officer University of Oulu, Financial services PB 8000 90014 University of Oulu Tel. 0294 48 4138