Muistutus/reminder

Jouni

From: Tiina Pääkkönen Sent: 18. syyskuuta 2017 9:22

Subject: MUISTUTUS: Kahden viikon varo-aika työsopimusesityksissä/REMINDER: Two-week precautionary period in employment proposals Importance: High

SCROLL DOWN FOR ENGLISH VERSION

Hyvät tutkimusyksiköiden johtajat ja esimiehet!

Koska työsopimusesitysten käsittelyssä on monta tarkastusvaihetta, muistutan ystävällisesti, että työsopimusesitykset täytyy olla vähintään kaksi viikkoa ennen työsuhteen alkua henkilöstösihteereillä. Henkilöstösihteerit tarvitsevat ihan syystä kahden viikon varoajan työsopimusesityksiin. Yliopistotasolla tehdään noin 2000 sopimusta vuodessa. Yhden sopimuksen tekemiseen henkilöstösihteerillä menee järjestelmästä johtuen 30 minuuttia eli päivittäin tehtävien sopimusten määrä on rajallinen jo tämänkin vuoksi.

Kaikki esitykset käyvät henkilöstöpäällikön ja controllerin tarkastuksessa ennen kuin ne menevät henkilöstöjohtajan hyväksyttäviksi. Lisäksi työsopimusesitys täytyy olla tutkimusyksikön johtajan hyväksymä, jos esityksen tekijä ei itse ole tutkimusyksikön johtaja. Kaikki tämä vie oman aikansa. Tämä merkitsee sitä, että tutkimusyksiköissä ei saa luvata kenellekään mitään, ennen kuin em. tarkastukset on tehty ja lupa saatu.

Jos jokainen ajattelee, että oma tarve menee kaiken muun edelle juuri nyt, emme saa hommaa toimimaan. Tälläkin hetkellä on selvää, että osa ’pikaisesti’ esitetyistä työsopimuksista ei tule onnistumaan. Työsopimusesityksiä on tullut jopa edellisenä päivänä. Yliopisto ei tee takautuvia työsopimuksia.

Rekrytointi ja työsopimusten jatkot ovat tärkeä osa esimiestyötä, jonka täytyy olla suunnitelmallista. Kun esitykset tulevat ajoissa, ne saadaan tarkastettua ja tehtyä hyvissä ajoin, jolloin myös työntekijä voi keskittyä tekemään työtään rauhallisin mielin.

Tämä viesti tulee nyt kaikille esimiehille. Tiedän, että osa teistä hoitaa esimiestehtävänsä hienosti ja kiitän teitä lämpimästi hyvin sujuvasta yhteistyöstä.

Tässä vielä ohjeet pähkinänkuoressa: Esimies täyttää esityslomakkeen palvelussuhteelle ja toimittaa lomakkeen tutkimusyksikön johtajalle hyväksyttäväksi. Tutkimusyksikön johtaja allekirjoittaa lomakkeen ja toimittaa sen sähköpostin liitteenä henkilöstöpäällikölle, joka yhdessä controllerin kanssa tarkastaa esityksen talouden osalta. Jos talouspuoli on kunnossa, henkilöstöpäällikkö toimittaa esityksen henkilöstöjohtajan hyväksyttäväksi. Henkilöstöjohtajan luvan jälkeen henkilöstöpäällikkö toimittaa työsopimusesityksen henkilöstösihteerille, joka valmistelee työsopimuksen. Esittelijä ja päätöksentekijät tekevät päätöksen palvelukseen ottamisesta allekirjoittamalla kirjallisen työsopimuksen.

Henkilöstösihteeri toimittaa työsopimuksen kahtena kappaleena työnantajan allekirjoittamisen jälkeen työntekijälle allekirjoitettavaksi. Henkilöstösihteeri huolehtii myös sopimuksen työnantajakappaleen jakelusta yksikköön ja arkistoon sekä huolehtii tietojen toimittamisesta palvelukeskus Certiaan.

Ohessa tarvittavat lomakkeet, jotka löytyvät myös täältä: https://notio.oulu.fi/fi/henkil%C3%B6st%C3%B6-ja-ty%C3%B6suhde/ty%C3%B6sopim...

Ystävällisin terveisin, Tiina

Tiina Pääkkönen Henkilöstöpäällikkö (FT) Arkkitehtuurin tiedekunta Kaivannaisalan tiedekunta Luonnontieteellinen tiedekunta Teknillinen tiedekunta p. 029 448 1051

*** Dear Research Unit Leaders and Supervisors!

As there are many stages in the processing of employment contracts, I kindly remind you that employment proposals must be sent to the HR secretaries at least two weeks before the beginning of the employment. HR secretaries really need the two-week time before the employment contracts. At the university level, about 2,000 employment contracts are made annually. Because of the system, the HR secretary will prepare one contract in 30 minutes, i.e. the number of prepared contracts is limited on a daily basis.

All employment proposals will be checked by the HR Manager and the Controller before they are approved by the HR Director. In addition, the employment proposal must be approved by the Head of the research unit if the employment proposal has been made by another supervisor. All this takes time. This means that research units cannot promise anything to anyone before the above checks have been made and permission has been obtained.

If everyone thinks that their own need goes ahead of everything else, the process won’t work. At this time, it is clear that some of the 'urgent' work contracts will not be prepared in time. Employment proposals have even come up the previous day. The University does not make retrospective employment contracts.

Recruitment and continuation of employment contracts are an important part of supervisory work, which must be systematic. When employment proposals come in time, they will be checked and done in good time so that the employee can concentrate on his/her job rather than worrying about the contract.

This message is now sent to all supervisors. I know that some of you is doing your supervisory work extremely well and I thank you very much for the very smooth cooperation.

Here are some more instructions in a nutshell: The supervisor fills out the employment proposal form and submits the form to the Head of the research unit for approval. The Head of the research unit signs the form and delivers it (by e-mail) to the HR manager who, together with the Controller, checks the financial resources for the employment proposal. If the financial side is OK, the HR manager submits the proposal to the HR Director for approval. After the HR Director's approval, the HR Manager submits the employment proposal to the HR secretary who prepares the employment contract. After this, the written employment contract will be signed.

After signing, the HR Secretary submits the contract in duplicate to the employee for signing. The HR Secretary will also arrange for the distribution of the employment contract to the Unit and the Archives, as well as the provision of information to the Service Center Certia.

Attached you can find the necessary forms, which can also be found here: https://notio.oulu.fi/en/employment-and-personnel/employment-contract

Best regards, Tiina

Tiina Pääkkönen HR Manager (Ph.D.) Faculty of Science Faculty of Technology Oulu Mining School Oulu School of Architecture p. 029 448 1051