LASKUJEN ASIATARKASTAJAT JA HYVÄKSYJÄT

Ohessa vuodenvaihteen tilinpäätösaikataulua. Menolaskujen pitää olla taloustoimistossa skannattavina 9.12., jotta ehtivät tämän vuoden kirjanpitoon.

Varsinkin jos teillä on päättyviä projekteja, huomioikaa tilauksia tehdessä, että laskut ehtivät ajoissa.

Terv. Sisko -------------------------------------

TILINPÄÄTÖKSEN AIKATAULU 2005

Vuoden 2004 talousarvioasetuksen muutoksesta johtuen vuoden 2005 on ensimmäinen tilinpäätös, joka on laadittava ja hyväksyttävä viimeistään varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15. päivänä. Tästä johtuen yliopiston hallituksen on hyväksyttävä toimintakertomus ennen 15.3.2006. Tilinpäätöslaskelmat ja niiden liitteet on vastaavasti toimitettava valtiokonttoriin 15.2.2006 mennessä. Kahden viikon kiriminen näkyy tiukentuneessa aikataulussa ja siinä että tulemme pitämään kiinni annetuista aikatauluista, jotta saamme tilinpäätöksen valmiiksi määrätyn aikataulun puitteissa.

TULOLASKUTUS

Vuodelle 2005 kuuluvat tulot tulee laskuttaa 5.1.2006 mennessä. Tiedoksi laskutettaessa 31.12. päivän palkkoja, että ne näkyvät kirjanpidossa viimeistään 30.12.2005.

Tämä aikataulu koskee kaikkia laskutettavia eriä kuten esim. Tekesiä, huolimatta siitä, että Tekes on antanut omat laskutusaikataulunsa. Sen jälkeen AdeEkon laskutustoiminto vuodelle 2005 ei ole enää yksiköiden käytettävissä.

Shekit on toimitettava välittömästi talouspalveluihin, jotta ne ennätetään lunastaa ja kirjata tuloksi annetun määräajan puitteissa.

Samalla laskulla laskutetaan ainoastaan samaan vuoteen kohdistuvat saatavat. Tuloja koskevat oikaisut toimitettava myyntireskontraan myös 5.1.2006 mennessä.

Käteiskassa Käteiskassatulot on tuloutettava yliopiston tulotilille vuoden 2005 aikana. Yksiköt, jotka käyttävät palvelukassaa, tekevät viimeisen tilityksen vuodesta 2005 viimeistään 2.1.2006 käyttäen tilityksessä 31.12.2005 päivämäärää.

MENOLASKUT

Laskut tulee lähettää talouspalveluihin skannattavaksi 9.12.2005 mennessä. Kaikki vuoden 2005 laskut myös verkkolaskuina (Elma) tulleet laskut tullaan reitittämään yksikköön 19.12.2005 mennessä. Laskut tulee yksiköissä tiliöidä, asiatarkastaa ja hyväksyä 31.12.2005 mennessä.

Hankinnat tulee tehdä ennen joulukuuta, jotta laskun kierto ennättää tapahtua yllä mainittuna aikana. Lisäksi on huomioitava, että liian lähellä vuodenvaihdetta tehtävien tilauksien toimitukset eivät välttämättä ennätä ennen vuodenvaihdetta ja näin ne tulevat kirjattavaksi seuraavan vuoden talousarviotilille ja tulevat vuoden 2006 kirjanpitoon.

Huomioikaa tilinpäätösaikataulu, kun suunnittelette joululomia niin, ettei laskujen kierto turhaan viivästy mahdollisten lomien vuoksi.

Käyttöomaisuushankinnat (veroton hinta yli 1 000 €) on vietävä käyttöomaisuusjärjestelmään (YKÄ) 20.12.2005 mennessä. Tämä menettely siksi, että vuoden 2005 käyttöomaisuus ennätetään täsmäyttää ennen tilinpäätöstä.

Vuoden 2005 matkoja varten otettuja matkaennakoita koskevat matkalaskut on pyrittävä saamaan vuoden 2005 kirjanpitoon, vaikka matkasta ei olisi vielä kulunut kahta kuukautta. Yksiköiden tulee tarkastaa, että kaikki vuoden 2005 aikana käytetyt MultiFlyE sarjaliput ovat kirjanpidossa ja liikaa maksetut matkaennakot on laskutettu.

Travel-matkahallintajärjestelmää käytettäessä tulee matkalaskut tehdä erikseen vuoden 2005 kustannuksista ja erikseen 2006 kustannuksista, vaikka kyseessä olisi yksi ja sama matka.

Pankinkulut kirjataan 2006 vuoden puolella yksikön toimintarahalle (proj.7003), riippumatta siitä, miltä projektilta alkuperäinen meno on maksettu, jotta nämä kulut eivät muuttaisi projektien määrärahatilannetta. Kelan palautuksista tuloutetaan vuodelle 2005 ne, jotka ovat tulleet ennen 5.1.06 ja sen jälkeen tulleet palautukset tuloutetaan vuodelle 2006.

Mikäli maksetaan vuodelle 2006 kuuluva meno vuoden 2005 puolella, se on käsiteltävä ennakkona. Sama lasku voi sisältää myös seuraavaan vuoteen kohdistuvia eriä. Vuodenvaihteessa 2005-2006 ovat voimassa normaalit kohdentamis- ja jaksottamissäännökset. Kirjausesimerkit ovat tämän ohjeen lopussa. Lisätietoja voi kysyä Soili Vuotilalta p. 4148.

Menokirjauksia koskevat oikaisut tulee toimittaa talouspalveluihin 22.12.2005 mennessä.

Sisäinen laskutus Yliopiston sisäisen laskutuksen laskutuskausi katkaistaan 30.11.2005. ”Sisäiset saatavat” on laskutettava 9.12.2005 mennessä. Koska tulokirjausta vastaava veloitus on oltava myös vuoden 2005 kirjanpidossa, on yksiköiden ”maksettava” sisäiset laskut 16.12.2005 mennessä. AdeEkon sisäisen laskutuksen toiminnot eivät ole enää yksiköiden käytössä 9.12.2005 jälkeen. Timmi-, vierashuone- ja autojen käytöt laskutetaan vuoden 2005 loppuun asti.

Joulukuun ”sisäiset saatavat” laskutetaan vuoden 2006 puolella. Seuraavina vuosina laskutus katkaistaan myös marraskuun lopussa. Sisäiset tulot siirtyvät seuraavalle vuodelle.

Huomioikaa, ettei sisäistä laskutusta käytetä menojen siirtämiseen eri projekteille vaan näissä tapauksissa tulee tehdä oikaisutosite niin, että todelliset alkuperäiset menokirjaukset näkyvät lopullisen projektin oikeilla lkp-tileillä.

Palkkaoikaisut Viimeisen päivän palkkoja (31.12.2005) koskevat raportit pitäisi olla tulostettavissa kirjanpidosta 30.12.2005 (kirjauspäivämäärä 31.12.2005). Mikäli joulukuussa maksettavia palkkoja on oikaistava, niin niitä koskevat oikaisut voidaan tehdä AdeEkon kautta 3.1.2006 mennessä. Aikaisemmin maksettujen palkkojen korjaukset on tehtävä henkilötietojärjestelmän kautta annetun aikataulun mukaisesti.

Varaus Varauksen voi tehdä menoista, jotka maksetaan1-, 2- ja 8-alkuisilta projekteilta. Näissä tapauksissa tulee olla yhteydessä talouspalveluun Olli Ahoseen.