Tiedoksi
Hyvä dekaani, yksikön johtaja, ostolaskun hyväksyjä ja yksikön controller,
Yliopisto on tehnyt ostolaskujen tarkastuksia osana normaalia toiminnantarkastusta. Tarkastuksessa on havaittu, että yksikössänne voi olla ns. ohiostoja koskien laboratoriotarvikkeita ja kemikaaleja. Esimerkiksi VWR International OY:ltä on yksikkönne ostoja ajalta 1.5.2024-25.9.2024 huomattava määrä. Kyseinen yhtiö ei ole yliopiston sopimustoimittaja.
Yliopistoa julkisena toimijana velvoittaa laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Lain mukaan toimittaessa kaikissa yliopiston ostoissa tulee käyttää sopimustoimittajia. Yliopiston sopimustoimittajat on listattu täällä:
Laboratoriotuotteet, kemikaalit, reagenssit ja laboratorion kylmäsäilytys | Patio (oulu.fi)https://patio.oulu.fi/fi/laboratoriotuotteet-kemikaalit-reagenssit-ja-laboratorion-kylmasailytys
Sopimustoimittajat | Patio (oulu.fi)https://patio.oulu.fi/fi/palvelut-ja-ohjeet/talous-ja-hankinnat/sopimustoimittajat/sopimustoimittajat
Mikäli sopimustoimittajia ei käytetä, aiheuttaa tämä sopimusrikkomustilanteen ja hankintalain vastaisen menettelyn. Ohiostoja ei siis saa tehdä missään yliopiston yksikössä. Näiden syiden vuoksi selvitämme asiaa toiminnan tarkastuksen yhteydessä.
Tämä tarkastuksen havainto edellyttää yksiköltänne seuraavia toimenpiteitä:
1) selvitätte ns. ohiostojen osuuden liitteenä olevista ostoista yksikkönne kohdalta ja
2) joka tapauksessa yksikössänne käydään läpi ja sovitaan toimenpiteet ohiostojen välttämiseksi.
Huomioikaa, että henkilökuntaa tulee informoida ostamaan tuotteet sopimustoimittajien kautta.
Toimeksi saaneena
Hankintapalvelut
Talousjohtaja Pekka Riuttasen ja hallintojohtaja Essi Kiurun puolesta