From: Milla Miettinen Milla.Miettinen@oulu.fi Sent: perjantai 5. huhtikuuta 2024 12.34 To: ltk-all ltk-all@oulu.fi Subject: University of Oulu registeration fees -expense claim is not an option Importance: High
Hei kaikki,
Lyhyesti ohjeistusta Oulun yliopiston järjestämistä konferenssi-, koulutus- tai muista tapahtumamaksuista.
Jos olet osallistumassa Oulun yliopiston järjestämään konferenssiin tai koulutukseen ja tapahtumaan liittyen tulee maksaa osallistumismaksu, maksua ei saa maksaa omalla rahalla, jos aiot tehdä siitä kululaskun yliopistolle.
Talouspalveluille on tullut viime aikoina paljon kululaskuja tällaisiin tapahtumiin liittyen ja näitä kululaskuja ei hyväksytä kirjanpidossa. Olemme joutuneet palauttamaan rahoja takaisin henkilökunnalle ja tämä aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä talouspalveluille. Älkää jatkossa siis maksako omalla rahalla Oulun yliopiston järjestämiä tapahtumamaksuja.
Kun olet rekisteröitymässä Oulun yliopiston järjestämään tapahtumaan, rekisteröityessä pitäisi voida käyttää maksutonta vaihtoehtoa. Jos tällaista vaihtoehtoa ei ole, kannattaa tapahtuman järjestäjää pyytää järjestämään sellainen.
English:
Hello everyone,
Brief instructions on conference, training or other event fees organised by the University of Oulu.
If you are attending a conference or training organised by the University of Oulu and a participation fee must be paid for the event, the fee may not be paid with your own money if you intend to make it an expense claim for the university.
There have recently been a lot of expense invoices for financial services related to such events and these expense invoices are not accepted in accounting. We have had to return the money back to the staff and this causes a lot of extra work for financial services. In the future, therefore, do not pay the event fees arranged by the University of Oulu with your own money.
When you are registering for an event organised by the University of Oulu, it should be possible to use the free-of-charge option when registering. If there is no such option, it is worth asking the event organizer to arrange one.
Parhain terveisin/ Kind Regards; Milla Miettinen, Senior Controller 029 4482768 milla.miettinen@oulu.fimailto:milla.miettinen@oulu.fi