From: Jenni Ramberg Jenni.Ramberg@oulu.fi Sent: Tuesday, August 12, 2025 9:13 AM Subject: Tärkeää tietoa esihenkilöille: Uusi pakollinen tietosuojan perusteet henkilöstölle -koulutus julkaistaan syyskuussa 2025

Tärkeää tietoa esihenkilöille: Uusi pakollinen tietosuojan perusteet henkilöstölle -koulutus julkaistaan syyskuussa 2025

In English below

Hei esihenkilö!

Oulun yliopisto julkaisee syyskuussa Tietosuojan perusteet henkilöstölle -koulutuksen, joka on pakollinen koko henkilöstölle. Olemme nostaneet tähän viestiin seikkoja, jotka esihenkilöiden on tärkeää tietää koulutuksesta.

Tietosuojassa on pohjimmiltaan kyse perus- ja ihmisoikeuksista. Tietosuoja turvaa meidän kaikkien, kuten opiskelijoiden, työntekijöiden ja tutkimukseen osallistuvien henkilöiden, oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Varmistamalla, että työntekijät suorittavat tietosuojakoulutuksen edistät tietosuojan toteutumista Oulun yliopistossa ja myös laajemmin yhteiskunnassa muun muassa tutkimushankkeiden ja opiskelijoidemme kautta. Lämmin kiitos siis tietosuojakoulutuksen tärkeyden huomioimisesta jo etukäteen!

Julkaisu. Koulutus julkaistaan koko henkilöstölle syyskuussa 2025. Haluamme tarjota kuitenkin esimerkiksi opettajille mahdollisuuden suorittaa koulutuksen jo ennen syksyn kiireitä, ja koulutukseen voikin halutessaan ilmoittautua ja suorittaa sen jo nyt eli ennen virallista julkaisuajankohtaa. Voit siis informoida omia työntekijöitäsi jo pikimmiten tästä mahdollisuudesta. Tietoa koulutuksesta ja ohjeet on koottu Patioon Tietosuoja-sivullehttps://patio.oulu.fi/fi/palvelut-ja-ohjeet/johtaminen-ja-laatutyo/lakipalvelut/tietosuoja.

Suoritusaikataulu. Oulun yliopiston työntekijät pääsevät suorittamaan verkkokoulutuksen Moodlessa itselleen sopivana ajankohtana. Koulutus on pakollinen koko Oulun yliopiston henkilöstölle ja se tulee suorittaa viimeistään 31.3.2026.

Pakollisuus. Koulutus on määritetty pakolliseksi ja osaksi henkilöstön yleisperehdytystä. Oulun yliopiston henkilöstöltään edellyttämät perehdytykset ja koulutukset -ohjeen ovat allekirjoittaneet rehtori ja henkilöstöjohtaja.

Lakisääteinen velvoite. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää henkilöstön kouluttamista tietosuojasta. Rekisterinpitäjänä Oulun yliopiston on myös pystyttävä jälkikäteen osoittamaan, että henkilöstö on koulutettu.

Seuranta kehityskeskusteluissa. Esihenkilön tulee tarkastella koulutuksen suorittamisen tilannetta esihenkilön ja työntekijän välisissä keskusteluissa (esim. kehityskeskustelu). Esihenkilö näkee työntekijöidensä suoritukset henkilöstökoulutusportaalista.

Koulutuksen tavoitesuoritusprosenttia seurataan jatkossa yliopistotasolla tietosuojan ja tietoturvan ohjausryhmässä ja raportoidaan vuosittain tietosuojatilinpäätöksessä.

Koulutuksen kesto ja sisältö Koulutuksen kesto on arviolta tunnista kahteen tuntiin ja se käsittää seuraavat sisällöt:

* mitä tietosuoja on * miksi tietosuoja on tärkeää * miten henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja turvallisesti * mitä on tärkeää tietää tietosuojan toteutumisesta Oulun yliopistossa.

Tietosuojan perusteet henkilöstölle -verkkokoulutus koostuu: 1. Digi- ja väestötietoviraston, eOppivan, Kuntaliiton sekä oikeusministeriön tuottaman julkishallinnon henkilöstölle tarkoitetun Tietosuojan ABC -koulutuksen osioista 1-8 sekä 2. Oulun yliopiston tuottamasta sisällöstä Moodlessa.

Moodle-kurssialustan eri osissa käydään läpi henkilötietojen käsittelyn elinkaarta alkaen henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta. Kurssialustalla esitellään Oulun yliopiston tietosuojapolitiikka sekä yliopiston toimintamalli tietoturvaloukkausten varalle. Koulutukseen osallistujat oppivat myös informoimaan rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä ja tekemään riskiarviointeja. Koulutuksella kerrotaan lisäksi, keneltä henkilöstö ja opiskelijat saavat apua tietosuoja-asioissa.

Mikäli koulutuksesta herää kysyttävää, voit lähettää kysymyksesi palveluosoitteeseen: dpo@oulu.fimailto:dpo@oulu.fi.

Kiittäen ja aurinkoista syksyä toivottaen

Lakimies Jenni Ramberg Suunnittelija Christina Piri

***

Important information for line managers: New mandatory Basics of Data Protection for Personnel training to be published in September 2025

Dear line manager,

The University of Oulu will publish the mandatory Basics of Data Protection for Personnel training in September 2025. In this email, we will provide background information that is important for the line managers to know about the training.

Data protection is fundamentally a matter of fundamental and human rights. Data protection safeguards the rights and freedoms of all of us, such as students, employees and persons involved in research, in the processing of personal data. By ensuring that employees complete data protection training, you promote data protection at the University of Oulu and in society at large, for example, through research projects and our students. Thank you for considering the importance of data protection training in advance!

Publication. The Basics of Data Protection for Personnel training will be published in September 2025. We want to offer teachers the opportunity to complete their training before the autumn rushes. It is already possible to register for the training and complete it already now, i.e. before the official publication date. Therefore, you can inform your employees of this possibility as soon as possible. You will find information about the training at Patio's Data Protection pagehttps://patio.oulu.fi/en/services-and-instructions/leadership-and-quality/legal-services/data-protection.

Completing schedule. University of Oulu employees can complete online training in Moodle at a time convenient for them. The training is mandatory for all University of Oulu personnel and must be completed by 31 March 2026 at the latest.

A mandatory requirement. The training has been defined as mandatory and part of general orientation of the personnel in a guideline signed by the Rector and Human Resources Director.

A statutory obligation. Data protection legislation requires the training of personnel on data protection. As a controller, the University of Oulu must also be able to prove afterwards that the personnel have been trained.

Follow-up in development discussions. The line manager should examine whether the employee has performed the training in discussions between the line manager and the employee (e.g. development discussions). The line manager can see the performance of their employees from the personnel training portal.

The target performance percentage of training will be monitored at the university level in the Data Protection and Information Security Steering Group and reported annually in the data protection statement.

Duration and content of training The duration of the training is estimated to be between one hour and two hours and it comprises the following contents:

* what is data protection * why data protection is important * how personal data is processed lawfully and securely * what is important to know about data protection at the University of Oulu.

The Basics of Data Protection for Personnel online training consists of the following parts: 1. Sections 1-8 of the ABC of data protection training for public administration personnel provided by Association of Finnish Municipalities, Digital and Population Data Services Agency, eOppiva and Ministry of Justice, and 2. Content produced by the University of Oulu in Moodle.

The different parts of the Moodle course platform go through the life cycle of personal data processing, starting with the planning of the processing of personal data. On the course platform, we present the University of Oulu's data protection policy and the university's operating model for personal data breaches. Participants in the training will also learn how to inform data subjects and to conduct risk assessments. In addition, the training will tell you from whom the personnel and students can get help with data protection matters.

If you have any questions about the training, you can send your questions to the service address: dpo@oulu.fimailto:dpo@oulu.fi.

Thanking and wishing you a sunny autumn,

Legal Counsel Jenni Ramberg Solution Designer Christina Piri