Huomasittehan lomalle jäävien muistilistan - terv. Juha ;-)

SUURI JAKELU 13.6.2012 Hallintopalvelut

Lomalle jäävän muistilista

Kaikki

* Säännöllisen työajan piirissä olevat hakevat lomapäivät ESS-järjestelmästä hyvissä ajoin etukäteen https://portti.certia.fi/ (Personec ESS -välilehti) * Lomasta ilmoitus puhelunvälitykseen * Lähettämällä puhelimella tekstiviesti numeroon 15259 * Viesti on määrämuotoinen:

1) Yrityskohtainen tunnisteenne YLIOP 2) Poissaolon syy LOMA 3) Päivämäärä alku-loppu (ddmmyyyy-ddmmyyyy) 4) Kellonaika alku-loppu (hhmm-hhmm) 5) Vapaamuotoinen teksti esim. sijaisesta Esimerkiksi YLIOP LOMA 01052010-14052010 0800-1800 sijaisena Viivi Vastaaja

* Työstävapautushakemukset, matkapyynnöt ja matkalaskut on tehtävä mahdollisimman hyvissä ajoin, koska lomakautena käsittelyssä voi olla viivettä: https://portti.certia.fi/ * Erityisesti ennakkoa sisältävät matkapyynnöt on esitettävä hyvissä ajoin ennen matkalle lähtöä. Suositeltavinta on kuitenkin käyttää yliopiston luottokorttia esim. konferenssien osallistumismaksujen maksamiseen. * Puhelut tulee kääntää vastaajaan tai sijaiselle. * Tästä julkaistaan ohje myöhemmin. * Sähköpostiin on laitettava poissaoloviesti ja mielellään sijaisen nimi. * Työhuoneen oveen on myös hyvä laittaa lappu, milloin palaa. * Paperipostin käsittelystä on syytä sopia sijaisen kanssa. * Kokonaistyöajassa olevien tulee ilmoittaa paluuaika oman tiedekunnan/erillislaitoksen hallintoon, koska loma-aikoja ei ole mahdollista nähdä järjestelmistä. * Sulje kaikki sähkölaitteet, tietokone ja sammuta valot - Säästä energiaa. * Jos huoneessasi on huonekohtainen jäähdytys, kytke se pois tai vähennä tehoja - Säästä energiaa. * Jos huoneessasi on sälekaihtimet, säädä ne pienemmälle tai sulje ne - Vähennä auringon lämpökuormaa ja jäähdytyksen tarvetta. * Tyhjennä tai järjestele työpöytä ja poista ylimääräiset tavarat ja paperit - Helpota siivousta.

Rondo-laskujen käsittelijät

* Rondon ostolaskut ja muistiot on hyväksyttävä ennen kesälomalle lähtöä: https://yrondo.tieto.fi/rondor8-gui * Loma ajaksi on sovittava ja asetettava Rondoon sijainen, ohje tähän löytyy Rondoon kirjautuneena seuraavasti: Tietoja/Käyttöohjeet/Yleistä (Kohta 4.3 (sivu 41)) * Mikäli laskujen hyväksymistä ei loman aikana voida sijaisjärjestelyin hoitaa, on laskujen kertymistä tarkkailtava Rondossa.

Matkalaskujen ja työstävapautuslomakkeiden käsittelijät

* Matkapyynnöt ja -laskut sekä työstävapautushakemukset on hyväksyttävä ennen kesälomalle lähtöä, osoite: https://portti.certia.fi/ * Kesälomien ajaksi on sovittava ja asettava itselle sijainen käsittelemään matkalaskuja ja lomakkeita. * Sijaisen asettamisohjeet löytyvät Certian ohjepankista https://ohjepankki.certia.fihttps://ohjepankki.certia.fi/. * Flash-ohje sijaisen asettamiseksi löytyy suoraan tästä linkistähttps://ohjepankki.certia.fi/ucontent/66fbc97150f74df69d2dd59cef9102c3_fi-FI/sim/html/index.htm (valitse automaattisen toiston opas). * Flash-ohje sijaisen aktivoimiseksi löytyy suoraan tästä linkistähttps://ohjepankki.certia.fi/ucontent/e63a8de1efc94232898f77b82d8a4c9e_fi-FI/sim/html/index.htm (valitse automaattisen toiston opas). * Tarvittaessa SAP-järjestelmään voi kuitenkin kirjautua yliopiston ulkopuolelta vahvasti todennetun (SMS tai SecurId) vpn-yhteyden ja etätyöpöydän kautta.

Lomien hyväksyjät

* Lomahakemukset on hyväksyttävä ennen kesälomalle jäämistä: https://portti.certia.fi/ (työntekijän työpöytä -> Personec ESS) * Jokaisen esimiehen sijaiseksi on kiinnitetty hänen oma esimiehensä. Jos tämä ei kuitenkaan voi toimia sijaisena samanaikaisen loman vuoksi, esimies voi kiinnittää itselleen sijaiseksesi toisen esimiehen. Sijainen kiinnitetään ikkunassa Henkilöstön tiedot -> Valitse toiminto -> Sijaisen kiinnitys (ohjehttp://www.hallinto.oulu.fi/ess/ESS-ohje.pdf).

SoleTM-hyväksyjät

* SoleTM-tunnit on hyväksyttävä seuraavasti: kesäkuun tunnit 5.7. mennessä, heinäkuun tunnit 3.8. mennessä. * SoleTM:ssä ei sijaista voi asettaa. SoleTM:ssä voi olla useita henkilöitä samoilla oikeuksilla, jolloin esimerkiksi laitoksen johtajan pitää sopia varajohtajan tai muun SoleTM:n käyttöön oikeutetun sijaisen kanssa, että tämän hyväksyy työaikakirjaukset.

Sopimusten allekirjoittajat · Allekirjoitettavien sopimusten osalta tulee sopia sijaisjärjestelystä.

Juha Pohjonen, Development manager Open University, Extension School Box 7910, Fin-90014 University of Oulu, Finland GSM +358-400-292 471, FAX +358-8-553 7386 juha.pohjonen@oulu.fimailto:juha.pohjonen@oulu.fi skypehttp://www.skype.com/intl/fi/helloagain.html: juha_pohjonen