Processing travel claims in December Invoices of the travel expenses on business trips ending by the end of November 2023 must be made by 31.12.2023 at the latest and they must be accepted by 5.1.2024 at 16:00 at the latest.
SAP Travel is closed from the travelers, travel secretaries and approvers between 8.1.2024 to 15.1.2024. Travel claims cannot be dealt with during the service break.
The processing time for travel claims is currently about two weeks.
Processing is slowed down by:
* Increased travel * Returning and reprocessing invoices due to missing attachments (more than 50% of invoices are rejected due to missing receipts!) * In order to speed up the cycle of invoices, we will from now on process returned invoices only once a week * To speed up the cycle of the invoice, please check that all necessary attachments are on the invoice * The top 3 missing attachments, due to which the invoice is rejected: 1. Invitation/program/schedule for the entire trip 2. E-ticket (required for checking travel times) 3. CWT receipt (required for VAT entries) * NOTE! E-tickets and receipts sent by CWT must also be attached to travel tickets purchased through CWT. Adding expenses to the bill alone is not enough. * List of attachments and example receiptshttps://patio.oulu.fi/en/services-and-instructions/travel/after-traveling/attachments-required-travel-expense-claim (CWT-receipt, E-ticket) on Patio
About processing travel claims:
* Travel claims are processed in order of arrival * If the project ends 31.12.2023, please send a separate request for travel claim processing to matkat@oulu.fimailto:matkat@oulu.fi. * Add the passenger's name and information about the travel to which the request applies to your request * Information added to the travel expense claim will not be visible to the team until the invoice is being processed * If there are any problems with the invoice, the passenger will be contacted. Avoid unnecessary inquiries after your own travel expense claims. In this way, we give peace at work to travel team. * Add the requested attachments to the invoice, do not send them by e-mail
Travel claims are paid once a week
* Payment day is Thursday * Approval must be made during Tuesday so that the invoices are included in Thursday's payment run.
For longer travels
* Apply for a travel advance before travelling through a travel request * After the trip, a travel expense claim in the normal way, deducting the travel advance paid earlier from the expenses incurred * After processing the travel invoice, the travel advance is offset and the balance of the expenses incurred is paid to the passenger or the excess advance is charged to the passenger
Only the travel expenses of the trips made this year will be recorded in the accounting for 2023. The expenses of the trips next year will be recorded in the accounting of 2024, the so-called advance payments cannot be entered in the current year's accounting Processing travel claims in December | Patio (oulu.fi)https://patio.oulu.fi/en/news/processing-travel-claims-december?check_logged_in=1 Matkalaskujen käsittely joulukuussa Vuoden 2023 marraskuun loppuun mennessä tehtyjen matkojen osalta matkalaskut on tehtävä SAP Travelilla 31.12.2023 mennessä ja ne on hyväksyttävä yksiköissä 5.1.2024 klo 16.00 mennessä. Travel on suljettu käyttäjiltä 8.-15.1.2024 Matkalaskujen käsittelyaika on tällä hetkellä yli kaksi viikkoa. Käsittelyä hidastaa:
* Matkustamisen lisääntyminen * Laskujen palauttaminen ja uudelleen käsittely puuttuvien liitteiden vuoksi (yli 50 % laskuista joudutaan hylkäämään puuttuvien liitteiden vuoksi!) * Nopeuttaaksemme laskujen kiertoa käsittelemme jatkossa palautetut laskut vain kerran viikossa * Nopeuttaaksesi laskun kiertoa tarkista että kaikki tarpeelliset liitteet ovat laskulla * Yleisimmin puuttuvat liitteet, joiden vuoksi laskua ei voida käsitellä: 1. kutsu/ohjelma/aikataulu koko matkan ajalle 2. E-ticket (tarvitaan matka-aikojen tarkistamista varten) 3. CWT:n kuitti (tarvitaan ALV-kirjauksia varten) * HUOM! CWT:n kautta ostetuista matkalipuista liitteeksi pitää olla myös sähköpostitse tulleet E-ticket ja kuitit. Kulujen lisääminen laskulle ei yksin riitä. * Luettelo liitteistähttps://patio.oulu.fi/fi/palvelut-ja-ohjeet/matkustaminen/matkan-jalkeen/matkalaskun-liitteet ja mallikuitit (CWT:n kuitti, E-ticket) löytyy Patiosta Käsittelystä:
* Matkalaskut käsitellään saapumisjärjestyksessä * Mikäli projekti on päättymässä, niin laitathan laskun käsittelystä erillisen pyynnön matkat@oulu.fimailto:matkat@oulu.fi * Pyyntöön matkustajan nimi ja tiedot matkasta, jota pyyntö koskee * Matkalaskulle lisätyt tiedot projektin päättymisestä matkatiimi näkee vasta kun lasku on käsittelyvuorossa. * Jos laskulla on puutteita, matkustajaan ollaan yhteydessä. Vältetään turhia yhteydenottoja, jotta matkatiimi saa työrauhan laskuruuhkan purkamiseen * Lisää pyydetyt liitteet laskulle, älä lähetä niitä sähköpostitse Matkalaskut maksetaan kerran viikossa
* Maksupäivä on torstai * Hyväksyntä tehtävä tiistain aikana, jotta laskut ovat mukana torstain maksuajossa. Mikäli tulossa pidempi matka:
* Hae matkaennakkoa * Tee matkan jälkeen matkalasku normaalisti, lisää laskulle myös ennakkona saamasi kulut * Matkalaskun käsittelyn jälkeen saadaan matkaennakko kuitattua ja loppuosa syntyneistä kuluista maksetaan matkustajalle tai liikaa maksettu ennakko laskutetaan matkustajalta Vuoden 2023 kirjanpitoon kirjataan vain tänä vuonna tehtyjen matkojen matkakuluja. Ensi vuoden matkojen osalta matkojen kulut kirjataan vuoden 2024 kirjanpitoon, ns. ennakkomaksuja ei voida kirjata kuluvan vuoden kirjanpitoon.
Matkalaskujen käsittely joulukuussa | Patiohttps://patio.oulu.fi/fi/uutiset/matkalaskujen-kasittely-joulukuussa?check_logged_in=1
Ystävällisin terveisin - Kind regards
Marjut Saastamoinen
Management Assistant Faculty of Science Oulun yliopisto | University of Oulu Tel. +358 50 4700 675 PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO www.oulu.fihttp://www.oulu.fi/yliopisto