NEW TRAVEL GUIDELINE IN EFFECT FROM 1ST OF MARCH 2023 Here are some highlights for the new travel guidelines:

- The travel claim must be submitted no later than two months after the end of the trip. If the claim is returned to the traveller for correction and the traveller returns the claim after the deadline of two months from when the claim was returned, they lose their entitlement to daily allowances. If the traveller has not made the requested corrections to the returned travel claim (e.g. added missing receipts), the claim is not returned a second time, but instead the expenses in question are removed from the claim. Travellers may make a new expense claim for these unreimbursed expenses.

- Reimbursement of costs always requires an approved agreement on working abroad. The agreement on working abroad will be completed before the work begins and approved in the Mepco HR system. In addition, the traveller must submit a travel request to SAP Travel before the agreement is approved. As part of the process for approving travel requests and work abroad, decisions are made on the payment of daily allowances and the maximum reimbursement limits for travel and rental costs. Decisions are also made about which other tax-exempt costs can be reimbursed. Travel requests for assignments must always be shared with the travel team. This is done by sending a message about the assignment-related travel request to matkat@oulu.fi immediately after the request has been submitted to the system.

- Reimbursement can be paid for the costs of travelling to the destination on the previous evening and spending the night there in cases where a morning connection would be unreasonably early (leaving from home before 6.00). The need for this must be documented in the travel request/claim. When travelling to the destination by train on the previous evening, accommodation costs can be reimbursed and daily allowances provided from the start of the journey. - Meetings must last for the whole working day in order for the expenses to be covered. For short, individual meetings that last only a few hours, the university recommends remote participation. There may be several meetings taking place on a single day, and these must all be described in the travel request/invoice in order for the expenses to be reimbursed. - The costs of travel to and from the location where the extra travel time is spent are reimbursed to the employee in accordance with actual costs if the extra travel time has been spent at the work travel destination before the start of the work tasks or the employee returns from the work travel destination after the extra travel time. On the other hand, if a person travels from a work travel destination to a place other than the employee's home or actual workplace (or vice versa), this is considered private travel and the costs are not reimbursed by the university. - With the exception of expenses for travelling to and from the location, no reimbursement is provided for costs incurred during holidays, nor are daily allowances paid. It is not permitted to regularly combine holidays with work travel. Furthermore, combining holidays with work travel must not result in additional flight costs. The flight price comparison obtained from the university travel agency must be attached to the travel claim. If no price comparison was made for the flights prior to the trip, only half of the costs are reimbursed. - If the journey is paid for by a party other than the University of Oulu, the tickets may not, as a rule, be charged to the University of Oulu, but rather the traveller must either pay them themselves or request the travel agency to invoice directly the party that is paying for the trip. Pass-through invoicing can only be used with the permission of the Chief Financial Officer. If pass-through invoicing is used, a notification of this must be sent before the trip to matkat@oulu.fi. If permission is not first obtained from the Chief Financial Officer, the costs have to be paid by the unit in question. https://patio.oulu.fi/en/university/rules-and-regulations/travel-guidelines https://patio.oulu.fi/en/news/new-travel-guideline-effect-1st-march-2023

UUSI MATKUSTUSOHJE VOIMAAN 1.3.2023 Alla muutamia nostoja uudesta matkustusohjeesta: - Matkalasku on tehtävä kahden kuukauden kuluttua matkan päättymisestä. Jos lasku palautetaan korjattavaksi matkustajalle ja hän palauttaa laskun kahden kuukauden määräajan päättymisen jälkeen, niin myös silloin oikeus päivärahoihin menetetään. Jos matkustaja ei ole tehnyt pyydettäviä korjauksia palautetulle matkalaskulle (esim. lisännyt puuttuvia kuitteja), laskua ei palauteta toista kertaa, vaan kulut poistetaan laskulta. Matkustaja voi tehdä näistä korvaamatta jääneistä kuluista uuden kululaskun. - Komennusmatkojen (yli 31 vrk) kustannusten korvaaminen edellyttää aina hyväksyttyä sopimusta ulkomailla työskentelystä. Sopimus ulkomailla työskentelystä täytetään ennen työskentelyn aloittamista ja hyväksytään henkilöstöjärjestelmä Mepcon kautta. Lisäksi ennen sopimuksen hyväksymistä matkustajan tulee tehdä matkapyyntö SAP Traveliin. Matkapyynnön ja sopimuksen ulkomailla työskentelyn hyväksymisen yhteydessä päätetään päivärahojen maksamisesta sekä matka- ja vuokrakustannusten enimmäiskorvausrajoista. Lisäksi päätetään, mitä muita verovapaita kustannuksia voidaan korvata. Matkapyyntö komennusmatkoista tulee aina kierrättää matkatiimillä ja tämä tapahtuu lähettämällä komennusmatkaan liittyvästä matkapyynnöstä viestiä osoitteeseen matkat@oulu.fi heti sen jälkeen, kun matkapyyntö on järjestelmään tehty. - Edellisenä iltana matkakohteeseen matkustaminen ja majoituskulut ovat hyväksyttäviä kustannuksia myös kotimaan matkoilla, jos aamuyhteys on kohtuuttoman aikaisin (kotoa lähteminen tapahtuisi ennen klo 6). Tämä tulee perustella matkapyynnöllä/-laskulla. Mikäli työmatkakohteeseen matkustetaan junalla edellisenä iltana, niin niissä tapauksissa majoittuminen ja päivärahat voidaan korvata matkan alkamisesta. - Työmatkalla tapahtuvien tapaamisten tulee olla työpäivän mittaisia, jotta kulut hyväksytään. Lyhyeen, muutaman tunnin, yksittäiseen palaveriin yliopisto suosittaa osallistumista etäyhteydellä. Yhden päivän aikana voi olla useampi tapaaminen ja nämä tulee olla kuvattuna matkapyynnössä/- laskulla, jotta kulut korvataan. - Ylimääräiseen matka-aikaan ajoittuvien meno- ja paluumatkojen kustannukset korvataan työntekijälle toteutuneiden kustannusten mukaisina, mikäli ylimääräinen matka-aika on vietetty työmatkakohteessa ennen työtehtävien alkamista tai työntekijä palaa työmatkakohteesta ylimääräisen matka-ajan jälkeen. Sen sijaan matkustaminen työmatkakohteesta muualle kuin takaisin työntekijän varsinaiselle työpaikalle tai kotiin tai matkustaminen työmatkakohteeseen muualta kuin työntekijän varsinaiselta työpaikalta tai kotoa työmatkakohteeseen on matkustajan yksityistä matkustamista, josta aiheutuvia kuluja yliopisto ei korvaa. - Loma-aikaan sijoittuvia matkustamisen kustannuksia ei meno- tai paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia lukuun ottamatta korvata eikä päivärahoja makseta lomapäiviltä. Loman yhdistäminen työmatkaan ei voi olla säännöllistä. Loman yhdistämisestä työmatkaan ei saa tulla ylimääräisiä kustannuksia myöskään lentojen osalta. Yliopiston matkatoimiston kautta saatu hintavertailu lennoista oltava matkalaskun liitteenä. Ilman matkalaskulla olevaa ennen matkaa tehtyä hintavertailua lennoista maksetaan puolet. - Mikäli matkan maksaa joku muu kuin Oulun yliopisto, matkalippuja ei lähtökohtaisesti saa tilata Oulun yliopiston laskuun, vaan ne on maksettava itse, tai pyydettävä matkatoimistoa laskuttamaan suoraan matkan maksajaa. Läpilaskutusta voidaan käyttää ainoastaan talousjohtajan luvalla. Ilmoitus läpilaskutuksesta tehdään ennen matkaa sähköpostitse matkat@oulu.fi. Ilman talousjohtajan lupaa, kulut jäävät yksikön maksettaviksi

https://patio.oulu.fi/fi/yliopisto/toimintaa-ohjaavat-saadokset/matkustusohj... https://patio.oulu.fi/fi/uutiset/uusi-matkustusohje-voimaan-132023

Ystävällisin terveisin - Kind regards

Marjut Saastamoinen

Management Assistant Faculty of Science Oulun yliopisto | University of Oulu Tel. +358 50 4700 675 PL 4500, 90014 OULUN YLIOPISTO www.oulu.fihttp://www.oulu.fi/yliopisto