Hei,

Tietolupahakemusten käsittely uudistuu Findatassa. Lisätietoa asiasta alla olevassa viestissä.

Tiedon välitti, Katja Riipinen

Katja Riipinen Tutkimuskoordinaattori, FT, TtK Oulun yliopistollinen sairaala OYS, Tutkimuspalvelut, N5 133 Puh. 08 315 4680, 050 448 4955

Lähettäjä: Findata Info <info@findata.fimailto:info@findata.fi> Lähetetty: maanantai 21. marraskuuta 2022 15.30 Aihe: Tietolupahakemusten käsittely uudistuu Findatassa – hakijoita ohjataan hyödyntämään rekisterinpitäjien asiantuntemusta aiemmassa vaiheessa

21.11.2022 Tiedote toisiolain piiriin kuuluville rekisterinpitäjille

Tietolupahakemusten käsittely uudistuu Findatassa – hakijoita ohjataan hyödyntämään rekisterinpitäjien asiantuntemusta aiemmassa vaiheessa Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata julkaisee marraskuussa uuden tietolupien hakemuslomakkeen. Tämän myötä hakijoita ohjataan olemaan yhteydessä rekisterinpitäjiin ennen hakemuksen jättämistä ja toimittamaan poiminta- ja kustannusarviot hakemuksen liitteenä. Uudistuksen tavoitteena on saattaa hakijat parhaan tiedon äärelle tarpeeksi ajoissa. Jatkossa hakijat ovat tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjiin aiemmassa vaiheessa ja varmistavat poiminnan toteuttavuuden. ”Nyt tämä sama työ on tehty usein vasta hakemuskäsittelyn yhteydessä, kun olemme lähettäneet kustannusarviopyynnöt keskitetysti rekisterinpitäjille. Tämä lisää kokemuksiemme mukaan kaikkien osapuolten työmäärää ja aiheuttaa suurimman osan hakemuskäsittelyn viiveistä”, Findatan aineistopalveluiden päällikkö Mervi Siltanen sanoo. Uuden hakemuslomakkeen julkaisusta tiedotetaan myöhemmin Findatan verkkosivuilla,https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Ffindata.fi%2Fuutiset%2F&data=05%7C01%7CKatja.Riipinen%40ppshp.fi%7C0013f866eebc4516fab308dacc535f2c%7C9837ed87b3784f49a0d1fb48e67da013%7C0%7C0%7C638046955687178224%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=SiR8cBWbukETBgUc4PQxOozgGgWAme4vo0Kl%2FmktWBg%3D&reserved=0 uutiskirjeessähttps://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fuutiskirje.thl.fi%2F&data=05%7C01%7CKatja.Riipinen%40ppshp.fi%7C0013f866eebc4516fab308dacc535f2c%7C9837ed87b3784f49a0d1fb48e67da013%7C0%7C0%7C638046955687178224%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=48CsnIJ%2BnYpoE5Rzng6iZizchvMlvEhS5PaztwvotzE%3D&reserved=0 ja some-kanavissa. Voit tilata uutisista RSS-syötteenhttps://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Ffindata.fi%2Fuutiset%2Ffeed%2F&data=05%7C01%7CKatja.Riipinen%40ppshp.fi%7C0013f866eebc4516fab308dacc535f2c%7C9837ed87b3784f49a0d1fb48e67da013%7C0%7C0%7C638046955687178224%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=3xk95mVNyETPa5BzEHueJST6Td5URHhCJERfW81%2FFas%3D&reserved=0 sähköpostiisi.

Yhdessä tehty suunnitelma vähentää jälkikäteisiä täydennyksiä ja korjauksia Kun hakija ja rekisterinpitäjät tekevät suunnitelman poiminnasta aiemmassa vaiheessa, vältytään esimerkiksi tilanteilta, joissa haettavia muuttujia ei ole rekisterissä, hakijan saamasta aineistosta puuttuu muuttujia tai aineisto ei vastaa hankkeen tarpeisiin. “Samalla ennakoitavuus paranee. Rekisterinpitäjät saavat tietoa hankkeista ja tulevista poiminnoista jo etukäteen”, Siltanen sanoo. Rekisterinpitäjien tekemät aineistokuvaukset Aineistokatalogiinhttps://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Faineistokatalogi.fi%2F&data=05%7C01%7CKatja.Riipinen%40ppshp.fi%7C0013f866eebc4516fab308dacc535f2c%7C9837ed87b3784f49a0d1fb48e67da013%7C0%7C0%7C638046955687178224%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=4NhWCFFO6oFPlkqjEdBMclr%2BHenZ1fR4mcNNGNuLKcg%3D&reserved=0 tukevat neuvontaa. Muuttujien tiedot ja niihin liittyvät erityispiirteet on hyvä olla julkisesti saatavilla jo Aineistokatalogista.

Poimintakuvauslomake neuvonnan tukena Findatalle tietolupahakemuksen jättämistä suunnitteleva voi jatkossa ladata verkkosivuilta nykyistä kattavamman poimintakuvauslomakkeen. Lomakkeella voi tiedustella rekisterinpitäjiltä suunnitellun poiminnan toteutettavuudesta ja poimintaan liittyvistä kustannuksista yhdenmukaisella tavalla. Lomake sisältää täyttöohjeet sekä omat kentät hakijoille ja rekisterinpitäjille. Findata vahvistaa kustannusarviot rekisterinpitäjiltä vielä hakemuskäsittelyn aikana. "Pitkän tähtäimen tavoitteenamme on tarjota järjestelmä, jossa hakijat ja rekisterinpitäjät voivat yhdessä täsmentää muuttujia koskevat tiedot. Nyt käyttöön otettava lomake on minimitoteutus tästä järjestelmästä. Otamme mielellämme vastaan lomakkeeseen liittyviä kehitysehdotuksia", Siltanen sanoo. Poimintakuvauslomake on ladattavissa osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomakehttps://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Ffindata.fi%2Fpoimintakuvauslomake%2F&data=05%7C01%7CKatja.Riipinen%40ppshp.fi%7C0013f866eebc4516fab308dacc535f2c%7C9837ed87b3784f49a0d1fb48e67da013%7C0%7C0%7C638046955687178224%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJWIjoiMC4wLjAwMDAiLCJQIjoiV2luMzIiLCJBTiI6Ik1haWwiLCJXVCI6Mn0%3D%7C3000%7C%7C%7C&sdata=VTf37x36QgioHo0bHAIxalGhoiD3Tf%2BrfeskfGNF61Q%3D&reserved=0

Lisätiedot Mervi Siltanen Aineistopalveluiden päällikkö mervi.siltanen@findata.fi mailto:mervi.siltanen@findata.fi029 524 8627